Mehr Zeit für Kunden und Mandanten durch Spracherkennung

Das letzte Jahr hat einige Gewissheiten in der Arbeitswelt auf den Kopf gestellt: Mitarbeiter faulenzen im Homeoffice nicht, sondern sind genauso produktiv wie im Büro, Meetings sind als Video-Calls mindestens so effektiv wie persönliche Treffen und auch in etwas lockerer Kleidung lässt es sich professionell arbeiten. Arbeitnehmer haben vor allem den Einsatz moderner Arbeitsplätze und innovativer Tools zur Kommunikation, Kollaboration und Steigerung der Produktivitität zu schätzen gelernt, dank denen sie nun Aufgaben zeit- und ortsunabhängig erledigen können. So bietet die Digitalisierung der Arbeitswelt nicht nur jungen Start-ups Vorteile, sondern auch traditionell geprägten Berufen beispielsweise im Rechtswesen, in Banken oder Versicherungen. Das zeigt eine Umfrage von Censuswide im Auftrag von Nuance unter 100 Juristen und 20 IT-Entscheidern aus dem juristischen Bereich. Dabei gibt es noch viele weitere Möglichkeiten, wie Unternehmen in diesen Branchen die Produktivität steigern, Kosten senken und ihre Mitarbeiter entlasten können, beispielsweise durch  Spracherkennung für die professionelle Anwendung.

Erstellung von Dokumenten in Echtzeit

Rechtsanwälte stehen aktuell vor zwei großen Herausforderungen: Zum einen werden sie durch sogenannte LegalTechs immer stärker unter Druck gesetzt. Diese digitalen Dienstleister automatisieren juristische Tätigkeiten und können sie dadurch schneller und kostengünstiger anbieten. Gleichzeitig nimmt die Anzahl der Auszubildenden für den Beruf der Rechtsanwaltsfachgestellten schon seit Jahren ab. Dabei sind diese Mitarbeiter für die internen Abläufe einer Kanzlei entscheidend und übernehmen Aufgaben wie die Terminkoordinierung, Kommunikation mit Behörden und Gerichten sowie die Dokumentation. Deshalb müssen Anwälte immer mehr Aufgaben selbst übernehmen oder die Erstellung von Schriftsätzen an externe Schreibbüros auslagern. So hat die Umfrage von Censuswide ergeben, dass 94 Prozent von ihnen manchmal oder sogar regelmäßig auf diese Dienstleister zurückgreifen. Dies kostet Zeit und Geld, während die Vertraulichkeit der Dokumente nicht gewährleistet werden kann. Es ist aber auch keine Option für Anwälte, das Erstellen von Protokollen selbst zu übernehmen, denn schon jetzt sind sie durchschnittlich vier Stunden am Tag mit Tippen beschäftigt.

An dieser Stelle kommt Spracherkennung ins Spiel. Der große Vorteil einer solchen Lösung ist, dass Anwälte ihre Texte in Echtzeit erfassen und direkt im Anschluss Korrektur lesen können, solange sie die Einzelheiten noch frisch im Kopf haben. Dies ist nicht der Fall, wenn Schriftsätze erst nach mehreren Tagen von einem Schreibbüro zurückgeschickt werden und der Anwalt sich in der Zwischenzeit mit vielen weiteren Themen beschäftigten musste. Auch ist beispielsweise die Lösung Dragon von Nuance in der Lage, rund 99 Prozent des gesprochenen Wortes zu erkennen und das KI-basierte System lernt Fachbegriffe dank der integrierten Deep Learning Technologie kontinuierlich mit. Zusätzlich lässt sich auch die tägliche Korrespondenz per Spracherkennung erstellen. So können Anwälte schneller und effizienter arbeiten, wodurch sie sich intensiver mit ihren Fällen beschäftigen können und ihren Mandantenservice nachhaltig verbessern – ein wichtiger Faktor, um im Wettbewerb zu bestehen.

Mitarbeiterbindung und Talentsuche im Rechtswesen

Um dies zu erreichen, ist es aber auch entscheidend, aktuelle Mitarbeiter zu binden und neue Talente zu gewinnen. 50 Prozent sehen dafür Investitionen in einen modernen Arbeitsplatz als absolut notwendig an. Bei der Wahl neuer Lösungen sind den IT-Entscheidern besonders die Sicherheit durch verschlüsselte Workflows (60 Prozent) sowie die Möglichkeit der Synchronisation zwischen Endgeräten (55 Prozent) und die einfache Installation per Plug and Play (55 Prozent) wichtig. Bei den Anwendern stehen ebenfalls die Aspekte Einfachheit (53 Prozent) und Sicherheit (51 Prozent) sowie die Produktivität (40 Prozent) im Fokus. Deshalb gilt auch für Spracherkennungssoftware, dass diese leicht zu bedienen sein sollte und Sprachprofile sich bequem über beliebige Endgeräte synchronisieren lassen sollten.

Einfache und sichere Dokumentation der Kundenkommunikation

Auch Finanzdienstleister haben mit ähnlichen Schwierigkeiten zu kämpfen. So sprechen FinTech Start-ups mit ihren digitalen Angeboten gezielt eine jüngere Generation an und die Dokumentationspflicht wird immer aufwendiger. Zuletzt hatte die EU im Jahr 2018 die Finanzmarktrichtlinie MiFID II (Markets in Financial Instruments Directive) erneut verschärft und Banken und Versicherungen müssen inzwischen jegliche Kundenkommunikation dokumentieren und aufbewahren, die zu einer Auftragserteilung führen könnte. Dies beinhaltet einerseits die Gespräche mit potenziellen Kunden selbst, unabhängig ob diese persönlich, am Telefon oder per Videoberatung stattgefunden haben. Andererseits müssen aber auch relevante Mails, Chatverläufe oder interne Gespräche aufgehoben werden.

Insbesondere die Transkription von Gesprächsprotokollen oder aufgezeichneten Telefonaten und Videoberatungen kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Spracherkennung beschleunigt diesen Prozess enorm. Dabei müssen Banken und Versicherungen allerdings auf Produkte setzen, die den höchsten Sicherheitsanforderungen genügen. Deshalb erfolgt die Übertragung und Speicherung der Daten bei Dragon von Nuance auf Basis einer 256-Bit-Verschlüsselung und entspricht allen Anforderungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Dadurch bleiben die Finanzdaten der Kunden sicher und die Berater haben mehr Zeit, sich auf ihre eigentlichen Aufgaben zu konzentrieren.

Weitere Informationen finden Sie im Nuance Whitepaper: „Spracherkennung im Rechtswesen – neue Arbeitsweisen dank KI-basierter Softwarelösungen“