Inhalt der Websession:

Die erste Herausforderung ist gemeistert, Microsoft Teams ist im Unternehmen eingeführt und das Arbeiten aus dem Homeoffice ist möglich. Doch wie geht es nun weiter? Bald stellen sich neue Herausforderungen ein: Die Betriebskosten bzw. internen IT-Aufwände steigen durch die starke Nutzung der Plattform schnell an und müssen gesenkt oder niedrig gehalten werden. Die Benutzerakzeptanz für die Plattform sinkt, da ein Wildwuchs und eine Unübersichtlichkeit der Teams-Räume entsteht. Die Zusammenarbeit mit externen Benutzern wird durch die Plattform vereinfacht, aber dadurch entstehen auch Sicherheitsrisiken. Es muss sichergestellt werden, dass externe Benutzer nur so lange Zugriff erhalten wie notwendig.  MS Teams wird zu dem zentralen digitalen Arbeitsplatz. Es ist wichtig, zu Beginn die Grundlagen dafür zu legen, um zukünftig Unternehmensprozesse auf dieser Plattform abbilden zu können. Referenten sind Cagdas Davulcu und Benjamin Stierle. 

Beim Stuttgarter SharePointForum 2021 geben Experten und Anwender einen Einblick in spezifische Fragestellungen und Lösungsansätze rund um die Themen SharePoint, MS Teams und Office 365.
Weitere Informationen, Tickets und das Programm der Veranstaltung finden sich unter:  www.stuttgarter-sharepointforum.de.

Weitere Informationen: www.CollabStack.de

Von ihrer neuen Tätigkeit hat sie eine klare Vorstellung: "Mit CollabStack habe ich ein junges dynamisches im Wachstum befindliches Unternehmen gefunden, das Organisationen mit intelligenten Produkten, Lösungen und Dienstleistungen für den Arbeitsplatz der Zukunft einen echten Mehrwert in der Nutzung von Microsoft 365 gibt und damit Teamarbeit erfolgreich werden lässt sowie IT-Abteilungen nachhaltig und wirksam entlastet.", so Ute Philipp.

Weitere Informationen: www.CollabStack.de

Schwerpunkte des Vortrags:

• Herausforderungen nach dem Rollout von Microsoft Teams
• Wie können die Betriebskosten von Microsoft Teams optimiert werden?
• Wie kann Wildwuchs der Teams Räume verhindert werden?
• Empfehlungen zum Umgang mit externen Benutzern
• Grundlagen zur Abbildung von Unternehmensprozessen in Microsoft Teams

Die erste Herausforderung ist gemeistert, Microsoft Teams ist im Unternehmen eingeführt und das Arbeiten aus dem Homeoffice ist möglich, doch wie geht es nun weiter? Bald stellen sich neue Herausforderungen ein: Die Betriebskosten bzw. internen IT-Aufwände steigen schnell durch die starke Nutzung der Plattform an und müssen gesenkt oder niedrig gehalten werden. Die Benutzerakzeptanz für die Plattform sinkt, da ein Wildwuchs und eine Unübersichtlichkeit der Teams Räume entsteht. Die Zusammenarbeit mit externen Benutzern wird durch die Plattform vereinfacht aber dadurch entstehen auch Sicherheitsrisiken. Es muss sichergestellt werden, dass externe Benutzer nur solange Zugriff erhalten wie notwendig. MS Teams wird zu dem zentralen digitalen Arbeitsplatz. Es ist wichtig, zu Beginn die Grundlagen dafür zu legen, um zukünftig Unternehmensprozesse auf dieser Plattform abbilden zu können.

Referent ist Benjamin Stierle, Head of Microsoft Delivery & Senior Consultant Microsoft, CollabStack GmbH. Er war langjähriger SharePoint Consultant bei der Infoman AG und hat bereits mit SharePoint 2007 Erfahrungen gesammelt. Von 2011 – 2014 war er als SharePoint Infrastruktur Consultant tätig und zuständig für die Planung sowie die Installation, Konfiguration und Administration der SharePoint Farmen. Zwischen 2014 – 2019 war er als Consultant und Lösungsarchitekt im Enterprise Umfeld für die Themen Collaboration und Digital Workplace Lösungen verantwortlich. Seit 02.11.2020 ist er Head of Microsoft 365 Delivery bei der CollabStack GmbH.

Anmeldung und Tickets unter: https://wima-tage.de/registration.html

Weitere Informationen: https://collabstack.de/blogs/wima_tage_juni_2021_msteams_effizient_meistern/

Bei der Einführung von Microsoft Teams reicht es nicht, die Mitarbeiter einfach für die Nutzung freizuschalten. Denn wenn die Kollaborationslösung langfristige Verbesserungen für Kommunikation und Zusammenarbeit erzielen soll, müssen bestimmte Punkte beachtet werden. Teams bietet die Möglichkeit Unternehmensinformationen und Neuigkeiten übersichtlich darzustellen. Mit den passenden Vorkehrungen können Mitarbeiter auf berechtigte Dokumente zugreifen und mit Externen oder Kunden durch Team- und Projekträume kommunizieren und zusammenarbeiten. Es ist wichtig die Unternehmensdaten zu schützen, bevor man den Teams Client ausrollt.

Außerdem ist ein weiterer Aspekt, die Informationsarchitektur für die jeweiligen Teams-Räume vorzubereiten, um somit einen Wildwuchs an Unübersichtlichkeit zu verhindern. Bei der Erstellung der Teams-Räume müssen die IT-Compliance Regeln berücksichtigt werden. Außerdem ist es wichtig zu wissen, welche Teams-Räume aktiv verwendet werden und welche nicht. Auf dieser Basis können Teams-Räume archiviert werden. Da der Teams Roll Out für Endbenutzer eine große Änderung ist, sollten alle Mitarbeiter ausreichend geschult und in die Lösung eingeführt werden, um MS Teams optimal nutzen zu können.

Dadurch ist es möglich eine hohe Zufriedenheit und Teamkommunikation im Unternehmen erschaffen. Eine Voraussetzung ist es zu verstehen wie Microsoft Teams als Kollaborationslösung funktioniert. Darauf stellt sich die Frage was ist ein Team, wie wird es erstellt und wie kann es durch Kanäle und Registerkarten ergänzt werden. Neben der Erstellung und dem Nutzen von Projekträumen, muss auch der Workflow eingehalten werden. Durch Zusammenarbeit innerhalb MS Teams, durch Chats/Videoanrufe und einem Aktivitäten-Feed kann ein Überblick in den Arbeitsalltag garantiert werden.

• Fallstricke bei der Einführung von MS Teams
• Wie kann Wildwuchs der Teams Räume verhindert werden?
• Wie kann der Zugriff von externen Benutzern verwaltet werden?
• Wie können Dokumente in Microsoft Teams auf Basis der Unternehmens IT-Compliance Richtlinien geschützt werden?
• Ist es notwendig Microsoft Teams mit anderen Systemen wie Dynamics 365 zu integrieren?

Referent ist Benjamin Stierle, Head of Microsoft Delivery & Senior Consultant Microsoft, CollabStack GmbH. Er war langjähriger SharePoint Consultant bei der Infoman AG und hat bereits mit SharePoint 2007 Erfahrungen gesammelt. Von 2011 – 2014 war er als SharePoint Infrastruktur Consultant tätig und zuständig für die Planung sowie die Installation, Konfiguration und Administration der SharePoint Farmen. Zwischen 2014 – 2019 war er als Consultant und Lösungsarchitekt im Enterprise Umfeld für die Themen Collaboration und Digital Workplace Lösungen verantwortlich. Seit 02.11.2020 ist er Head of Microsoft 365 Delivery bei der CollabStack GmbH.
Die Teilnahme an den Webinaren ist kostenfrei, aber anmeldepflichtig. Im Anschluss an die Registrierung über das angegebene Anmeldeformular erhalten Sie alle notwendigen Informationen für den Zugang und die Teilnahme am Webinar auf der von uns genutzten Webinar-Diensteplattform. Alle Webinar-Teilnehmer erhalten zudem automatisch einen Freemium-Account für die IOM SUMMIT Plattform, für den kostenfreien Zugang zu den Webinar-Aufzeichnungen und bereitgestellten Downloads im Nachgang.

Anmeldung und Tickets unter: https://www.iom-summit.de/events/iom-webinare.html

Weitere Informationen: www.CollabStack.de

alexandrya.ai kann Dokumente auf Basis von Künstlicher Intelligenz taggen. Durch das CollabStack-Plug-In können Kunden alexandrya.ai in Microsoft Teams und SharePoint integrieren. alexandrya.ai ist eine Knowledge-Managementsoftware, die die Art und Weise revolutioniert, wie wir Wissen und Daten in unserem täglichen Workflow nutzen. Mit modernster KI-Technologie bewältigt alexandrya.ai die Herausforderungen des Umgangs mit großen Mengen an Unternehmensdaten. Alles um Mitarbeitern tiefere Einblicke in ihr Unternehmen zu geben, den Wettbewerbsvorteil auszubauen und sich auf die wesentlichen Aufgaben zu konzentrieren.

Jeden Tag werden Stunden damit verbracht, hilflos in internen Datensilosystemen nach Dateien zu suchen. Mit alexandrya.ai können Mitarbeiter Tags automatisch extrahieren und alle unternehmensweiten Dokumente zentralisieren. Verbesserte Datenqualität, hervorragende Suche und Zusammenarbeit sind nur einige der Vorteile.

Weitere Informationen: www.CollabStack.de

Inhalte des Webinars:

Bei der Einführung von Microsoft Teams reicht es nicht, die Mitarbeiter einfach für die Nutzung freizuschalten. Denn wenn die Kollaborationslösung langfristige Verbesserungen für Kommunikation und Zusammenarbeit erzielen soll, müssen bestimmte Punkte beachtet werden. Teams bietet die Möglichkeit Unternehmensinformationen und Neuigkeiten übersichtlich darzustellen. Mit den passenden Vorkehrungen können Mitarbeiter auf berechtigte Dokumente zugreifen und mit Externen oder Kunden durch Team- und Projekträume kommunizieren und zusammenarbeiten.

Eine Voraussetzung ist es zu verstehen, wie Microsoft Teams als Collaborationslösung funktioniert. Darauf stellt sich die Frage was ist ein Team, wie wird es erstellt und wie kann es durch Kanäle und Registerkarten ergänzt werden. Neben der Erstellung und dem Nutzen von Projekträumen, muss auch der Workflow eingehalten werden. Durch Zusammenarbeit innerhalb MS Teams, durch Chats/Videoanrufe und einem Aktivitäten-Feed kann ein Überblick in den Arbeitsalltag garantiert werden.

– Fallstricke bei der Einführung von MS Teams
– Wie kann Wildwuchs der Teams Räume verhindert werden?
– Wie kann der Zugriff von externen Benutzern verwaltet werden?
– Wie können Dokumente in Microsoft Teams auf Basis der Unternehmens IT-Compliance Richtlinien geschützt werden?
– Ist es notwendig Microsoft Teams mit anderen Systemen wie Dynamics 365 zu integrieren?

Es ist wichtig die Unternehmensdaten zu schützen, bevor man den Teams Client ausrollt. Außerdem ist ein weiterer Aspekt, die Informationsarchitektur für die jeweiligen Teams-Räume vorzubereiten, um somit einen Wildwuchs an Unübersichtlichkeit zu verhindern. Bei der Erstellung der Teams-Räume müssen die IT-Compliance Regeln berücksichtigt werden. Außerdem ist es wichtig zu wissen, welche Teams-Räume aktiv verwendet werden und welche nicht. Auf dieser Basis können Teams-Räume archiviert werden. Da der Teams Roll Out für Endbenutzer eine große Änderung ist, sollten alle Mitarbeiter ausreichend geschult und in die Lösung eingeführt werden, um MS Teams optimal nutzen zu können. Dadurch ist es möglich eine hohe Zufriedenheit und Teamkommunikation im Unternehmen zu erschaffen.

Referent ist Benjamin Stierle. Er war langjähriger SharePoint Consultant bei der Infoman AG und hat bereits mit SharePoint 2007 Erfahrungen gesammelt. Von 2011 – 2014 war er als SharePoint Infrastruktur Consultant tätig und zuständig für die Planung sowie die Installation, Konfiguration und Administration der SharePoint Farmen. Zwischen 2014 – 2019 war er als Consultant und Lösungsarchitekt im Enterprise Umfeld für die Themen Collaboration und Digital Workplace Lösungen verantwortlich. Seit 02.11.2020 ist er Head of Microsoft 365 Delivery bei der CollabStack GmbH.

Anmeldung und Tickets unter: Anmeldung

Weitere Informationen: www.CollabStack.de

Benjamin Stierle war langjähriger SharePoint Consultant bei der Infoman AG und hat bereits mit SharePoint 2007 Erfahrungen gesammelt. Von 2011 – 2014 war er als SharePoint Infrastruktur Consultant tätig und zuständig für die Planung sowie die Installation, Konfiguration und Administration der SharePoint Farmen. Zwischen 2014 – 2019 war er als Consultant und Lösungsarchitekt im Enterprise Umfeld für die Themen Collaboration und Digital Workplace Lösungen verantwortlich. Seit 02.11.2020 ist er Head of Microsoft 365 Delivery bei der CollabStack GmbH.

Weitere Informationen: www.CollabStack.de

Den Endnutzern bietet sich die Möglichkeit mit Hilfe eines Formulars, Anfragen an ausgewählte Genehmiger zu senden, um mit dessen Zustimmung automatisch Teams Räume erstellen zu lassen. Ausgefüllte Formulare mit allen enthaltenden Metadaten stellt CollabStack in MS Teams und in SharePoint zur Verfügung. Dadurch wird einen Überblick über die Änderungen, die in der Teams Umgebung stattfinden, geschaffen. Jetzt kann verfolgt werden welche Benutzer wann und von wem in die Teams Räume hinzugefügt werden. Auditing Szenarien sind verfolgbar. Endnutzern ohne Admin-Rechte können Microsoft Teams Räume erstellen. Zusätzlich wird verhindert, dass Endnutzer unkontrolliert zu Besitzern werden. So bleibt  die Teamstruktur unverändert.

Welche Probleme löst Teams Center?

1.    Unkontrolliertes Wachstum der MS Teams Räume: Durch die Genehmigungsprozesse können die MS Teams Räume nach deren Genehmigung erstellt werden. Die Genehmiger können außerhalb der IT-Abteilung ausgewählt werden, damit diese entlastet werden kann.

2.    Update Fähigkeit: Die standardisierten MS Teams Räume ermöglichen durch Provisioning Templates die Massenupdates von Teams Räumen. Dadurch muss die IT-Abteilung die Räume nicht manuell pflegen, sondern ein Provisioning Template wird gepflegt und dieses Template wird massenweise an den Teams Räumen angewendet.

3.   Balance zwischen Kontrolle und Freiheit – No-Admin Mode: Kein Benutzer wird als Besitzer des MS Teams Raums berechtigt sondern als Mitglied. Die Besitzer eines MS Teams Raums sind Site Collections Admins, die volle Macht auf einer SharePoint Site Collection haben. Teams Center hat eine eigene Berechtigungsschicht, bei der kein Benutzer ein Site Collection Admin ist, aber trotzdem in der Lage ist, neue Benutzer in den Teams Raum hinzuzufügen und zu entfernen.

4.    Hinzufügen/Entfernen von Mitglieder: Mitglieder des Teams Raum können neue Mitglieder in den Teams Raum hinzufügen. Je nach Konfiguration des Teams Raums können neue Benutzer direkt oder durch die Genehmigung der Teams Raum Besitzer hinzugefügt werden. Durch die vordefinierten Templates kann bestimmt werden, welche Teams Räume mit und welche ohne Genehmigung erstellt werden sollen. Durch die vordefinierten Berechtigungsstufen kann weiterhin unterschieden werden, ob Externe Benutzer in Teams Räumen erlaubt sein sollen oder nicht.

5.    Auditing / Change History der MS Teams Räume: Jede Änderung an den Teams Räumen wird durch Teams Center protokolliert. Diese Protokolle können die IT-Abteilung bei dem Audit der Teams Räume unterstützen.

6.    Standardisierte Räume ermöglichen ein besseres Reporting zum Beispiel mit Berichten für die Controlling Abteilung. Des Weiteren ermöglichen standardisierte Räume eine bessere User Adoption: zum Beispiel, wenn ein Benutzer an einem Projekt in einem Teams Raum gearbeitet hat und jetzt an einem anderen arbeiten soll, dann ist der Übergang zum anderen Projekt einfacher, da die Projekt Teams Raumstruktur immer gleich sein wird. Dadurch dass der Mitarbeiter sich nicht umstrukturieren muss ermöglicht das ein effizienteres Arbeiten.

7.    Standardisierung der Unternehmensprozesse in MS Teams: Es ist möglich Unternehmensprozesse wie Rechnungseingänge oder Rechnungsfreigaben durch Standardisierung abzubilden. Außerdem können IT-Governance Prozesse, sowie Genehmigungsprozesse in MS Teams abgebildet werden.

 8.   Anwendung der IT-Compliance Regeln in MS Teams: URL- und Namenskonventionen für Teams und SharePoint, nimmt der IT Aufgaben ab und verteilt die Last auf das gesamte Unternehmen.

Welche Features werden innerhalb von Team Center geboten?

Templates:
– Standardisierung der Teams Räume und SharePoint Teams Sites
– Automatisierte Bereitstellung diverser Kanäle, Registerkarten und Apps in Microsoft Teams
– Keine Strukturlosigkeit und Redundanz der Teams Räume
– Anpassbare Templates je nach Organisationsstruktur

Teams Governance:
– Mitarbeiterengagement durch Genehmigung bereichsspezifischer Verantwortungsstufen
– Detaillierte Historie über vorgenommene Veränderungen
– Individuelle Berechtigungserteilung
– Vielseitige Berechtigungsstufen
– Sichtbarkeit der Teams Templates: Die Templates können nach Benutzergruppen freigeschaltet werden.

Teams Compliance & Security:
– URL- und Namenskonventionen für Teams und SharePoint
– Sicherheitsstufen und Klassifikationen
– Retention Policies & Information Protection Label – Unterstützung
– Zusammenarbeit mit Externen

Updatefähigkeit:
– Massenupdates der Teams Räume und SharePoint
– Aktualität / Neuester Stand der Teams Räume

Metadaten und Tagging:
– About Team Funktionalität – Infobox
– Verfügbarkeit von spezifischen Teams-Raum Daten
– Auslösen von Workflows auf Basis der Metadaten des Teams-Raumes
– Automatische Verschlagwortung von Dokumenten

Suchcenter:
– Direkte Navigation, ohne Wechsel zwischen unterschiedlichen Applikationen
– Suchen und Filtern nach Teams-Räume
– Leichte Einstiegsseite für alle MS Teams Benutzer

Vom 09.-13.11.2020 engagiert sich CollabStack bei den 16. Wissensmanagement-Tagen, der virtuellen Knowledge Week. Praktiker berichten über die Top-Themen der Digitalisierung: Demografischer Wandel und Change Management gehören ebenso dazu wie der Trend zu New Work mit Tools wie Office 365, SharePoint oder Confluence. Am 10.11.2020 um 09.00-09.30 Uhr, erläutern Cagdas Davulcu und Arthur Neufeld wie Microsoft Teams erfolgreich eingeführt wird und geben einen Leitfaden zur erfolgreichen Implementierung.  Am 12.11. um 13.45 Uhr erfolgt ebenfalls ein Vortrag mit dem Titel: „Projekt- & Vertriebswissen im Griff mit Dynamics 365 & MS Teams.“ Weitere Informationen für Interessierte: https://wima-tage.de/programm.html

Weitere Informationen: www.CollabStack.de