Seit den 80er Jahren entwickelt und produziert die Willibrord Lösing Filterproduktion GmbH (Lösing) Filter für Motoren, die Wasser, Schweb- und Feststoffe vom Dieselöl absondern. Die Filter werden in ganz unterschiedlichen Anwendungsgebieten – Straße, Wasser, Schiene und stationär – eingesetzt, sie kommen in kleinen Sportbooten und in Atomkraftwerken zum Einsatz. Die Produktmarke Separ hat bei Motorenherstellern einen ausgezeichneten Namen – vor allem, weil das Unternehmen sehr flexibel auf Kundenbedürfnissereagiert. Die grundlegende Technik dieser Filter ist noch die gleiche ist wie vor rund 20 Jahren, doch die verschiedenen Einsatzgebiete verlangen Filtertypen, die sich in Größe, Material und technischer Ausstattung, wie Beheizung oder Wassersensoren, stark unterscheiden. So muss ein Filter für Lastwagen möglichst klein, einer für Busse dazu möglichst leicht sein, Dieselloks brauchen beheizbare Filter, und im Schiffsbau ist redundanter Betrieb unabdingbar.

Kreativität geschickt lenken

Wie in vielen technischen Unternehmen sind es jedoch nicht Entwickler, die die Kunden beraten, sondern hoch spezialisierte Vertriebsfachleute. Sie tragen nach dem Verkaufsgespräch die Kundenideen ins Unternehmen und müssen wie Übersetzer die Wünsche der Kunden an die Konstruktionsabteilung übermitteln. Das braucht relativ viel Zeit, denn es gilt, Wünsche und Konstruktionsideen abzustimmen und sukzessive zu optimieren.

Während einerseits Kreativität, Flexibilität und Kundenorientierung Grundlage des Unternehmenserfolgs sind, wäre es natürlich gut, die Kreativität so zu lenken, dass die Kunden auf Anhieb ihre optimale Produktvariante bestellen. Das würde die Position des Vertriebs beim Kunden weiter stärken, es gäbe weniger Fehler in der Konfiguration und die „Entstehungsgeschichte“ eines Produktes ließe sich besser nachverfolgen. Natürlich sollte das Ganze auch noch einfach zu handhaben sein. Wie sollte das gehen? Entwickler Alexander Texter fand die Lösung eher zufällig bei einem Inventor- Tag von MuM: customX. „Dass dieser Variantenkonfigurator genau das ist, was wir brauchen, habe ich sofort gesehen“, erzählt Alexander Texter. Es gelang ihm schnell, seine Vorgesetzten vom Mehrwert dieses Tools zu überzeugen.

Wissen aus den Köpfen in den Rechner

Die Herausforderung bestand darin, die Produktvarianten und Regeln für die Kombination von Bauteilen umfassend abzubilden, damit man den Benutzern eine einfache und sichere Auswahl sämtlicher Optionen anbieten kann. „Das geht nur durch Recherche im Betrieb“, sagt Alexander Texter, der zum Zeitpunkt der Anschaffung von customX noch keine zwei Jahre bei Lösing arbeitete. Nachdem er einige „Variantenbäume“ grafisch dargestellt hatte, befragte er seine Kollegen, die z. T. seit mehreren Jahrzehnten bei Lösing angestellt waren. Es stellte sich heraus, dass man äußerst präzise fragen muss … und dass es das Wort „eigentlich“ in der Variantenkonstruktion nicht gibt. Antworten wie „das haben wir zwar ein paar Mal gemacht, aber eigentlich wird es nicht oft nachgefragt“ bedeuten nichts anderes, als dass tatsächlich eine Regel für diese seltene Produktvariante festgelegt werden muss.

Auch die Darstellung der Optionen bedurfte einiger Überlegung: Gehören die Heizungen für 5- und 10-Liter-Filter einerseits und 40-Liter-Filter andererseits zusammen, obwohl sie technisch ganz unterschiedlich sind? Bei Lösing gehören sie zusammen, selbst wenn es vermutlich keine allgemein gültige Antwort auf solche Fragen gibt. Sehr praktisch: customX gibt den Anwendern hier alle Freiheiten.

Regeln „bauen“

Überhaupt erwies sich der Umgang mit der Software als erfreulich einfach. „Wenn man ein grundsätzliches Verständnis für die Abbildung von Regelwerken hat, kommt man auch mit customX sehr schnell klar“, findet Alexander Texter. Er hat sich beim Software- Entwickler schulen lassen und war nach ca. zwei Wochen in der Lage, die sog. Systematisierung umzusetzen. Schon in der Schulung konnte er einfache Regeln für die eigenen Produkte ableiten und konfigurieren. Danach stand der Support zur Verfügung, wenn er gebraucht wurde. Die meisten Fragen ließen sich schon am Telefon klären; wenn es komplexer wurde, halfen die Entwickler aktiv mit.

Recherche und Regelentwicklung haben „netto“ höchstens ein halbes Jahr gedauert. Da zusätzlich das Tagesgeschäft mit Neuentwicklungen und Anpassungen zu erledigen war, dauerte es knapp ein Jahr, bis die ersten Vertriebsmitarbeiter das neue Werkzeug nutzen konnten.

Angenehm überraschte Kunden

Heute nutzen alle Vertriebsmitarbeiter customX. Sie schätzen die Tatsache, dass der Konfigurator an sieben Tagen pro Woche rund um die Uhr zur Verfügung steht. Und die Kunden staunen über die neue Flexibilität: Selbst wenn der Auftrag kurz vor Feierabend besprochen und erteilt wurde, erhält der Kunde unmittelbar danach die komplette elektronische Dokumentation per E-Mail.

Natürlich arbeitet auch die Entwicklungsabteilung mit customX: Die hier erzeugten Dokumentationen dienen als Grundlage für eventuelle kurzfristige Anpassungen, für die es in customX noch keine Regeln gibt. Ebenso wichtig ist das System, wenn es um schnelle Hilfe für Vertriebsmitarbeiter geht, die customX nicht permanent nutzen. Eine Anpassung oder Variantenentwicklung, für die man früher einen halben Tag gebraucht hatte, erledigt man heute in durchschnittlich 20 Minuten – selbstverständlich fehlerfrei. Das ist gut für die Kunden und gut fürs Betriebsklima.

Vom Konfigurator ins ERP

Die Vorteile reichen noch weiter: Alexander Texter hat customX so eingerichtet, dass mit jeder Freigabe eines Produkts durch einen Kunden schon ein Basis-Stammdatensatz im ERP-System angelegt wird. Der zuständige Mitarbeiter muss diesen nur um zusätzliche Daten, wie die kundenspezifische Artikelnummer, Ansprechpartner und Preis ergänzen – ein weiterer Schritt zu mehr Effizienz und Sicherheit. Und: Wenn ein Kunde eine Filter-Variante benötigt, die auf einem früheren Modell basiert, berechnet customX diese Variante in kürzester Zeit komplett neu. Dabei werden eventuelle Änderungen und Verbesserungen, die in der Zwischenzeit neu ins System eingepflegt wurden, gleich „eingebaut“. So ist jeder neue Filter wirklich aktuell.

Für die Willibrord Lösing Filterproduktion GmbH war die Entscheidung für customX ein echter Erfolgsfaktor. „Unsere Produktivität ist enorm gestiegen“, freut sich Alexander Texter. „Die Zusammenarbeit mit MuM hat sich einmal mehr gut bewährt.“

Individualität bedingt Variantenvielfalt

Insbesondere im Bereich der Verteiler-Steckdosenkombinationen haben die Anwender sehr unterschiedliche Anforderungen, die es in der Konfiguration und Fertigung zu beachten gilt. Dies führt zu einer großen Variantenvielfalt und nicht selten zur kundenindividuellen Fertigung von Einzelstücken. „Diese Vielfalt an unterschiedlichen Verteilern stellt eine Herausforderung an Vertrieb, Projektierung, Arbeitsvorbereitung und nicht zuletzt an die Fertigung dar. Die generellen Schwachstellen bei der Prozessübergabe konnten mit customX beseitigt werden“, berichtet Bals-Projektleiter Heiko Germershausen: „Bereits in der Angebotslegung sind nun alle benötigten Daten und Dokumente für die unterschiedlichen Abteilungen vorhanden.“

Variantenhandling leichtgemacht

Die Herausforderung bestand vor allem darin, ein System zu finden, das sowohl für die Mechanik als auch für die Elektronik geeignet ist. Die erste Idee, Autodesk Inventor zu nutzen, weil hier Materialstammdaten und Stückliste über eine Schnittstelle zu ERP erzeugt werden können, wurde rasch wieder verworfen. Denn: „Schon in den ersten Überlegungen wurde sehr schnell klar, welche Vorteile ein Konfigurationssystem mit sich bringt“, betont Heiko Germershausen. Das leistungsfähige Regelwerk ermöglicht die Abbildung der Produkte und des gesamten Beziehungswissens – außerdem entfällt die Schulung der Fachabteilung in der Nutzung eines CAD-Systems.

Schnell fiel daher die Entscheidung für die Konfigurationssoftware customX, die über eine Standardschnittstelle an SAP ERP HANA angebunden ist. Zusammen mit den projektbegleitenden Experten wurde im Regelwerk des Konfigurators das gesamte Produktwissen abgebildet. Durch die Software-Einführung haben die Anwender das Denken in der Produktsystematik verinnerlicht – immer unterstützt von den Konfigurationsexperten. Das Produkt wird nun komplett über Regeln beschrieben und ist nicht mehr abhängig von Spezialwissen einzelner Mitarbeiter.

Heute erstellt die Projektierung die Konfiguration in der Software, die dann automatisch alle Konstruktionen, Zeichnungen und Texte generiert. Ebenfalls automatisch werden die Daten an das ERP System übergeben, das wiederum die Kalkulation und das Angebot erzeugt. Der gesamte Prozess von der Erfassung der Kundenanforderungen bis zur Fertigungsvorbereitung läuft automatisiert und in Sekundenschnelle ab. Somit konnte eine Lösung aus einer Hand realisiert werden, die hinsichtlich der Produktsystematik, Prozesssicherheit, Prozessgeschwindigkeit und Dokumentation alle gestellten Anforderungen erfüllt. So werden etwa die technischen Dokumente, die Aufbauzeichnung, der Verdrahtungsplan, die Stückliste, der Arbeitsplan, die Kalkulation und die Fertigungsdokumente komplett automatisiert per Knopfdruck erzeugt.

Abläufe im Hintergrund

Im Hintergrund laufen automatisch zahlreiche Berechnungen ab. Wenn der Mitarbeiter eine Gehäusegröße auswählt und die Anforderungen festlegt, werden Personenschutz, Leitungsschutz, Klemmen, Kabellängen etc. ebenso berechnet wie die Position der Bohrlöcher in Deckel und Gehäuse – allesamt Vorgänge, die vorher manuell unterstützt werden mussten und viel Fachwissen des Anwenders erforderten. Diese Expertise liegt heute im System, das von den Fachleuten bei Bals selbst gepflegt und permanent an neue Produktentwicklungen angepasst wird. Wartezeiten auf externe Dienstleister entfallen und das Produktwissen verbleibt im Unternehmen.

Blitzschnell und sicher

Das System erstellt sämtliche Inventor-Zeichnungen in zwei Ansichten, 3D-Modelle, 3D-PDF und die komplette Kundendokumentation und übergibt an SAP ERP HANA die Daten für die automatische Erstellung der Kalkulation, Stücklisten, Teilestämme, Klassifizierung etc. Da die Kalkulation nun auf Basis eines Mengengerüstes stattfindet, ist sie vollkommen exakt. Nach dem Auftragseingang kann die Fertigung sofort beginnen, da alle Unterlagen bereits zur Verfügung stehen. Die internen Abläufe von Auftragseingang bis zur Fertigung konnten erheblich beschleunigt werden.

Der Blick nach vorne

Durch die Software-Einführung haben sich die internen Abläufe bei Bals grundlegend verändert. Das Resultat sind eine deutliche Entlastung für alle Beteiligten und somit eine hohe Zufriedenheit: „Schneller, zuverlässig und sicher: Wir haben mit customX das richtige Produkt gefunden“, macht Heiko Germershausen deutlich. Für die Zukunft plant Bals die Ausweitung des Konfigurationssystems auf weitere Produktbereiche.

Das neue Rulebook Teams ermöglicht die gleichzeitige, geregelte Bearbeitung des Regelwerkes durch mehrere Personen, so dass nun auch größere Entwicklerteams customX optimal nutzen können. Praktisch erfolgt die Bearbeitung in Änderungspaketen, die durch Ein- und Auschecken sicher nur durch eine Person zu einer Zeit bearbeitet werden können. Auch die Bearbeitung durch externe Stellen, z.B. Konstruktionsbüros oder Mitarbeiter im Home-Office ist hiermit möglich.  Durch den nachvollziehbaren Änderungsverlauf ist die komplette Kontrolle des Änderungswesens garantiert und der Test wie auch die Freigabe jedes einzelnen Zustandes möglich. Selbstverständlich ist nach wie vor auch die Bearbeitung des Regelwerks durch einen einzelnen Mitarbeiter möglich, der nun entscheiden kann, ob er dies mit oder ohne Änderungsbericht tut.

Ab der Version 6.0 verwendet customX die eigene, neu entwickelte 3D-Viewing-Komponente, die gegenüber der vorher verwendeten Technologie deutlich schneller und leistungsfähiger ist. Insbesondere der schnelle Aufbau des 3D-Bildes bei Änderungen überzeugt die Nutzer. Zudem können nun neben Farben auch Texturen realistisch dargestellt werden, ebenso wie Schatten und weitere Perspektiven. Da der Viewer durch das Regelwerk beeinflussbar ist, kann er für jedes Produkt optimal und individuell voreingestellt werden. Durch die neuen Möglichkeiten eignet sich dieser Viewer auch sehr gut für Präsentationsaufgaben im Vertrieb.

Auch die Oberfläche des Konfigurators wurde neu gestaltet und bietet den Unternehmen nun zahlreiche neue Gestaltungsmöglichkeiten. Sie basiert auf einer HTML-Technologie, die über Webservice Daten mit dem customX-Kern austauscht und daher die ohnehin schon hohe Geschwindigkeit weiter steigert. Für die Designer wird die Anpassung an die CI wesentlich vereinfacht und sie erhalten nun auch die Möglichkeit, customX lückenlos in ein größeres Portal zu integrieren und entsprechend anzupassen.

Mit dem optionalen BIM-Modul bietet customX den Bauzulieferern eine ideale Lösung für den Datenaustausch mit Planern und Architekten. Nach der Konfiguration der Produktvarianten werden die Revit-Familien oder IFC-Daten auf Knopfdruck vollkommen automatisch erstellt. Die bisherige manuelle Erstellung von Katalogen aller Varianten entfällt ebenso wie Bedenken, dass veraltete Daten ausgeliefert werden könnten. Die Hersteller der Bauzulieferprodukte arbeiten mit den gleichen Systemen wie bisher und müssen nicht in Revit oder ähnlichen Programmen geschult werden.

Zahlreiche weitere, kleinere Weiterentwicklungen vervollständigen das extrem leistungsstarke Release der Konfigurationssoftware customX, die wieder einmal zeigt, wie flexibel und weitgehend sie einsetzbar ist.

customX ist eine umfassende Konfigurations-Software, die den kompletten Prozess vom Vertriebsgespräch bis zur Fertigung automatisiert, indem das Produkt-Know-how digitalisiert wird. Das gesamte Wissen rund um das Produkt wird im Regelwerk abgebildet und für die automatische Konstruktion von Produktvarianten nach Kundenanforderungen genutzt. Am Ende stehen auf Knopfdruck alle gewünschten Dokumente wie Angebote, Stücklisten, 3D-PDF, Kunden- und Fertigungszeichnungen, Datenblätter und Schweißpläne zur Verfügung. Durch zahlreiche Schnittstellen wird customX optimal in jedes System integriert.