Marello, der führende Anbieter von Digital Operations Platforms (DOP), gab kürzlich die Einführung von Marello 5.0 bekannt, einem wegweisenden Upgrade der Omnichannel-Commerce-Technologie des Unternehmens. Mit einer robusten Omnichannel-Verkaufsinszenierung, Ökosystemvernetzung und Workflow-Automatisierung ermöglicht Marello 5.0 Einzelhändlern, außergewöhnliche Markenerlebnisse nahtlos über alle Touchpoints zu gestalten –  im Geschäft, online, mobil, auf virtuellen Marktplätzen und anderen aufstrebenden Handelskanälen – über eine einzige zentralisierte Plattform.

Indem Einzelhändler Marello 5.0 als ihr Omnichannel-Kommandozentrum einsetzen, können sie Kundenbindung, Auftragsmanagement, Lagerbestand und mehr nahtlos verwalten, um herausragende Markenerlebnisse und operative Exzellenz zu bieten. Mit leistungsstarken neuen Omnichannel-Integrationen und Workflow-Automatisierungen ermöglicht Marello 5.0 Händlern, Kunden dort zu erreichen, wo sie sind, neue Handelskanäle zu aktivieren und ihre gesamten Einzelhandelsbetriebsabläufe zu optimieren. Marello‘s KI-Fähigkeiten wandeln auch fragmentierte Omnichannel-Daten in eine reichhaltige Quelle für Business Intelligence um, mit vereinheitlichten Shopper-Profilen, um Einzelhändlern zu helfen, über mehrere Kundentouchpoints hinweg konsequent überzeugende Markenerlebnisse zu bieten.

"Mit Marello 5.0 eröffnen wir ein neues Kapitel für Omnichannel-Commerce und verändern die Art und Weise, wie Einzelhändler die digitale Transformation angehen", sagt Falco van der Maden, CEO von Marello. "In der komplexen Einzelhandelsumgebung von heute können sich Unternehmen keine isolierten Daten und träge oder nicht verbundene Workflows leisten. Marello 5.0 gibt Marken Zugang zu einer neuen Welt des vernetzten Omnichannel-Handels mit der Interoperabilität, Einblick und Intelligenz, die Einzelhändler benötigen, um ihre Abläufe zu optimieren und ihre Kunden zu begeistern."

Zu den in Marello 5.0 eingeführten Schlüsselinnovationen gehören:

• Marello POS+, das in-store-Managementfunktionen nahtlos in die breiteren vereinheitlichten Handelsökosysteme integriert, um alle Facetten der Geschäftsleistung zu verbessern. Entwickelt, um den realen Einzelhandelsanforderungen gerecht zu werden, unterstützt Marello POS+ die Käuferauthentifizierung, Bestandsabfragen, Warenkorbverwaltung, Scan-to-Cart, Zahlungsabwicklung, Quittungsdruck und CRM-Datensynchronisation. Das Ergebnis: leistungsstarke operative Verbesserungen und ein nahtloses Markenerlebnis mit optimaler Planung, Warenpräsentation und Interaktion über alle Kundentouchpoints hinweg.
• Marello Connect, ein Integrationshub, der vereinfachte, standardbasierte Verbindung über wichtige kundenorientierte und Backoffice-Systeme mittels moderner API-, Datei- und nachrichtenbasierter Austauschoptionen ermöglicht. Mit Out-of-the-Box-Adaptern, die eine schnelle Verbindung zu führenden eCommerce-Plattformen, POS- und Laden-Systemen, Auftragsmanagementsystemen (OMS), Lagerverwaltungssystemen (WMS), ERPs und CRMs ermöglichen, können Einzelhändler ihre Einzelhandelsabläufe defragmentieren, um leistungsstarke Einblicke und strategische Chancen entlang der gesamten Einzelhandelswertschöpfungskette freizugeben.
• Intelligente Workflow-Automatisierung mit einer fortschrittlichen Workflow-Engine zur Vereinfachung komplexer Omnichannel-Geschäftsprozesse. Zu den neuen Funktionen gehören Order Ownership, mit dem Aufträge spezifischen Teams für SLA- und Problembearbeitung zugewiesen werden können, sowie Order on Demand, das eine End-to-End-Automatisierung von der Beschaffung bis zur endgültigen Lieferung ermöglicht. Eine neue Webhooks-Funktion ermöglicht zudem eine kontinuierliche Echtzeit-Datensynchronisation zwischen integrierten Systemen. Zusammen ermöglichen diese Funktionen Marken, agil und intelligent zu handeln, um bessere Kundenerlebnisse über ihre Omnichannel-Operationen hinweg zu bieten.

Marello 5.0 ermöglicht auch leistungsstarke Verbindungen zu anderen E-Commerce-Plattformen und -Lösungen, damit Marken erstklassige Technologien nutzen können, um ihre Angebote zu optimieren und Ergebnisse für ihre Kunden zu erzielen. "Unsere Partnerschaft mit Marello ist stark und dauerhaft. Mit gemeinsamen Kunden haben wir aus erster Hand den immensen Wert gesehen, den Marello bietet", sagt Yoav Kutner, CEO von Oro, Inc. "Marellos vereinheitlichte Plattformen ermöglichen es Händlern, Omnichannel-Commerce mühelos zu verwalten und ein ausgezeichnetes Markenerlebnis über eine zentrale Admin-Oberfläche zu bieten."

"Die Implementierung von Marello ermöglicht die volle Kontrolle über unsere Omnichannel-Operationen und den Lagerbestand an allen Standorten", sagt Carolien Kok, Betriebsleiterin bei Zonnebrillen.com / Designsunglasses.com. "Die Effizienz von Marello im Betriebsmanagement ist ausschlaggebend, insbesondere angesichts unserer saisonalen Verkäufe, Spitzenzeiten und Rücksendungen. Reibungslose Abläufe sind entscheidend, um die Erwartungen der Kunden zu übertreffen."

Über Marello

Marello bietet die digitale Plattform für vereinheitlichten Handel. Die Marello Digital Operations Platform integriert nahtlos isolierte Omnichannel-Umgebungen und bietet die Interoperabilität, Einblicke und Automatisierung, die Unternehmen benötigen, um nahtlose Markenerlebnisse zu liefern. Branchenführer wie BME, Recommerce und Coffee Friend nutzen Marello, um höhere Umsätze, eine stärkere Kundenbindung und größere Effizienz in komplexen Omnichannel-Operationen über Geschäfte, eCommerce, Marktplätze, mobile Apps und aufkommende Handelskanäle zu erreichen.

Die K3 Innovationen GmbH steht für wegweisende Lösungen im Bereich der Softwareentwicklung und IT-Beratung.

Ibexa, bis ins Jahr 2020 unter dem Namen eZ Systems bekannt, ist Vorreiter im Bereich Digital Experience Plattformen und hat sich weltweit insbesondere durch innovative Technologien einen Namen gemacht.

Partnerschaft setzt Branchenstandards und bedient namhafte Kunden

Gemeinsam haben die Unternehmen über die letzten 20 Jahre hinweg zahlreiche Projekte realisiert, Branchenstandards gesetzt und die digitale Transformation für unzählige Unternehmen vorangetrieben.
Die EUROGATE Container Terminal Hamburg GmbH, die DER Touristik Partner-Service Verwaltungs GmbH und ein führendes deutsches Energieunternehmen im Bereich Flüssiggas sind nur einige der namhaften Kunden, die die beiden Unternehmen für sich gewinnen konnten.

Angebot der Partner entwickelt sich stetig weiter

Über die Jahre hat sich insbesondere das Angebot von Ibexa, stark gewandelt. Bereits auf der Open Source Content-Management-System-Software eZ Platform hatte die K3 in frühen Tagen viele ihrer Kundenprojekte aufgesetzt. Heute sind die Möglichkeiten durch die DXP (Digital Experience Platform) endlos und zielen weit mehr auf das Online-Erlebnis des Endnutzers von Plattformen ab. Aber auch und insbesondere SAP- und Cloud-Lösungen stehen in neueren Zeiten auf der gemeinsamen Angebotsliste der beiden Partner.

Hohe Zufriedenheit auf beiden Seiten und Wunsch der weiteren Netzwerk-Stärkung

"Die 20 Jahre erfolgreiche Partnerschaft zwischen Ibexa und der K3 Innovationen GmbH und die stetige Entwicklung unserer gemeinsamen Projekte sind ein Beweis für die Stärke von effizienter Zusammenarbeit, Innovation und langfristigen Beziehungen", sagt Tushar Marwaha, Commercial Director DACH bei Ibexa.

"Unsere Partnerschaft mit Ibexa ist eine Erfolgsgeschichte, die auf Vertrauen, Respekt und einer gemeinsamen Vision aufgebaut ist", bestätigt auch Christoph Kruppa, Geschäftsführer der K3 Innovationen GmbH. "Wir freuen uns sehr über die stets spannende, vertrauensvolle und effiziente Zusammenarbeit mit dem kompetenten Team von Ibexa. Besonders stolz sind wir, dass wir nun auch als Partner für SAP- und private Cloud-Lösungen gemeinsam mit unserem Rechenzentrumspartner MyLoc an der Seite von Ibexa stehen können."

Beim jährlichen Partnertag der Ibexa, welcher dieses Jahr Ende Oktober in Hamburg stattfinden wird, wird die K3 Innovationen GmbH selbstverständlich auch zugegen sein, um sich mit anderen Partnern von Ibexa weiter zu vernetzen und natürlich auch, um die 20jährige Erfolgsgeschichte zu feiern.

Weitere Informationen zu beiden Unternehmen finden Sie hier:
www.k3-innovationen.de
www.ibexa.co/de

Der zeitliche Druck war groß, eine Lösung einzuführen, die vielleicht „notgedrungen“ und „aufgrund der Kürze der Zeit mal eben schnell“ die Belange der Mitarbeiter abbilden konnte. Nach mehreren Jahren im Home-Office suchen Unternehmen und öffentliche Institutionen nun nach ganzheitlichen und vertrauensvollen Lösungen aus einer Hand, die alle Anforderungen an die Sicherheit und den Datenschutz abbilden, und deren Hersteller und Ansprechpartner in Deutschland vor Ort sitzen.

Oftmals sind bereits Lösungen aus den USA, wie Cisco WebEX, Skype for Business, Zoom oder auch Microsoft Teams im Einsatz, deren Betrieb nicht immer allen Datenschutzbestimmungen entspricht…aber gibt es Alternativen aus DE?

Die Unternehmen Teamwire und K3 Innovationen bündeln Ihr Know-how in einer intensiven Partnerschaft und bieten in Zukunft diese digitale Alternative „Made in Germany“ aus einer Hand! Kunden dieser deutschen Alternative erhalten eine vollständig verschlüsselte Software mit Datenhaltung und einen garantieren Serverbetrieb in Deutschland. Etwaige „Unterauftragnehmer“ oder Drittdienstleister gibt es nicht! Die Kunden können sogar die eigens dafür bereitgestellte „Private-Cloud“ Infrastruktur von K3 durch ihren Datenschutzbeauftragten auditieren lassen. Bei Bedarf ist eine eigens für den Kunden bereitgestellte dedizierte Umgebung nach C5 Testat des BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) durch K3 möglich.

Die Kunden dieses Angebotes können somit auf eine der derzeit sichersten digitalen Lösungen vertrauen, da diese den aktuellen Vorgaben des Datenschutzes sowie die 100%ige Sicherheit bietet, dass jedwede Kommunikation sowie alle Daten vollumfänglich verschlüsselt sind.

Einen Bestandteil dieser „All-in-One“ Lösung stellt der deutsche Hersteller „Teamwire“ zur Verfügung. Das Münchner Unternehmen dahinter, die Teamwire GmbH, gewährleistet mit ihrem Instant-Messaging-Dienst beste Erreichbarkeit ganzer Teams von überall, auf allen Endgeräten und ist DSGVO-konform sowie ganzheitlich Ende-zu-Ende verschlüsselt. Die Collaboration-Software eignet sich insbesondere für Unternehmen aus Branchen, die auf sichere Echtzeit-Kommunikation /Notfallkommunikation angewiesen sind und/oder die unternehmensübergreifende Kommunikation (intern und extern) schützen müssen.

Die APP Teamwire eignet sich aufgrund der eingesetzten Technologien insbesondere für sensible Bereiche wie:

• Behörden und Ministerien
• Polizei, Feuerwehr und Rettungsdienste
• Militär und Verteidigung
• Banken und Versicherungen
• sowie im Gesundheitswesen.

Auch Unternehmen aus den Bereichen Logistik/Transport, Tourismus, Fertigung/Produktion, Einzelhandel wissen den sicheren Business Messenger-Dienst für die interne Collaboration sowie die Kommunikation mit Partnern, Kunden und Zulieferern zu schätzen, kann sie doch mit Drittsystemen verbunden und an die individuellen Anforderungen angepasst werden.

Den zweiten Bestandteil dieser „All-in-One“ Lösung stellt die K3 Innovationen GmbH in ihrer dedizierten private Cloud Umgebung zur Verfügung.

Gemeinsam möchten die Teamwire GmbH und K3 Innovationen GmbH erstmals mit ihrer strategischen Partnerschaft sichere cloudbasierte Lösungen „Made in Germany“ für eine verschlüsselte und sichere Kommunikation anbieten. Die Kunden können dabei auf die Service- und Supportleistungen von deutschen Anbietern aus Deutschland vertrauen, welches insbesondere für Kunden aus dem öffentlichen Sektor eine echte Alternative zu Anbietern aus Übersee garantiert.

Sie finden Ihren kompetenten Ansprechpartner der K3 Innovationen GmbH hier: https://www.k3-innovationen.de

Mehr Informationen zu Teamwire finden Sie hier: https://teamwire.eu/

Bestandskunden beider Unternehmen als auch neue Kunden können durch diese Zusammenarbeit digitale Lösungen schneller und zuverlässig innerhalb ihres Marktes platzieren und im intensiven Wettbewerb bestehen.

Die K3 Innovationen GmbH, berät und begleitet als Digitalagentur seit 25 Jahren Unternehmen aus verschiedenen Branchen bei ihrer Digitalisierung. Besonders der Mittelstand vertraut auf die integrierten E-Business-Lösungen – entwickelt von K3 und betrieben von K3.

Das Portfolio umfasst innovative Lösungen für Portale, E-Commerce, Collaboration, SEO, CRM, ERP, Videokonferenzen und -chats sowie einen DSGVO-konformen Rechenzentrumsbetrieb. Auf der Basis von Frameworks und Technologien, wie SAP, Marello, IBEXA, Symfony und PHP sowie React und Vue, werden den Kunden von K3 hochwertige Lösungen mit technologischem digitalen Vorteil bereitgestellt.

Auch die Experten von Netgen sind seit über 20 Jahren eine Instanz in der Digitalbranche und stehen für den innovativen Wandel bei digitalen Erfahrungen. Das Unternehmen kreiert, implementiert und realisiert Weblösungen – wie Websites, e-Commerce-Lösungen, CRM-Integrationen und komplexe Applikationen –  auf Basis von IBEXA, Symfony, PHP, HTML5, MySQL, jQuery und CSS und steigert die Customer Experience und verhilft den Hauptkennzahlen der Kunden in komplexen digitalen Umgebungen zum Höhenflug. Das Unternehmen bedient Kunden überall auf der Welt – aus allen Branchen und unterstützt auch viele Kunden aus dem Umfeld der öffentlichen Hand.

Netgen und K3 haben in den letzten 10 Jahren bei verschiedenen Projekten auf Basis von Symfony und IBEXA erfolgreich Ihre Expertise unter Beweis gestellt. Gemeinsam bündeln Sie ihre Erfahrung um High Performance Lösungen, wie Web-Applikationen, Schnittstellen (API), Micro-Services und Web-Services bereitzustellen.

Beide Partner freuen sich auf die enge Kooperation, um gemeinsam ihren Kunden noch mehr Mehrwert bieten zu können und digitale Lösungen noch schneller „live“ zu schalten.

Sie finden Ihren kompetenten Ansprechpartner der K3 Innovationen GmbH hier: https://www.k3-innovationen.de

Mehr Informationen zu Netgen finden Sie hier: https://netgen.io

As a digital agency, K3 Innovationen GmbH has been advising and supporting companies from various industries in their digitization for 25 years. Medium-sized companies in particular rely on the integrated e-business solutions – developed by K3 and operated by K3.

The portfolio includes innovative solutions for portals, e-commerce, collaboration, SEO, CRM, ERP, video conferences and chats, as well as GDPR-compliant data center operations. Based on frameworks and technologies such as SAP, Marello, IBEXA, Symfony and PHP as well as React and Vue, K3 customers are provided with high-quality solutions with a technological digital advantage.

The experts at Netgen have also been an authority in the digital industry for over 20 years and stand for the innovative change in digital experiences. The company creates, implements and realizes web solutions – such as websites, e-commerce solutions, CRM integrations and complex applications – based on IBEXA, Symfony, PHP, HTML5, MySQL, jQuery and CSS and increases the customer experience and helps the key figures of customers in complex digital environments to improve. The company serves customers all over the world – from all industries and also supports many customers from the public sector.

Netgen and K3 have successfully demonstrated their expertise in various projects based on Symfony and IBEXA over the past 10 years. Together they bundle their experience to provide high-performance solutions such as web applications, interfaces (API), micro services and web services.

Both partners are looking forward to the close cooperation in order to be able to offer their customers even more added value and to go live with digital solutions even faster.

You will find your competent contact at K3 Innovations GmbH here: www.k3-innovationen.com

More information regarding Netgen can be found here: https://netgen.io

Ziel ist es, eine breite Basis für die digitale Transformation und den innovativen Wandel im Land NRW zu legen und kleinen und mittelständischen Unternehmen die Möglichkeit zu geben, sich am Markt zu behaupten und einer der wichtigen wirtschaftlichen Motoren  des Landes zu sein.

Die KMU sollen durch die Fördermöglichkeit motiviert werden, ihre Produkte, Dienstleistungen und Produktionsverfahren digital und innovativ weiter- oder neu zu entwickeln.

Dazu gibt es seither drei Teilprogramme:

• MID-Gutscheine ermöglicht es den KMU, für bestimmte Projekte auf externe Unterstützung z.B. zwecks Beratung, Entwicklung oder Umsetzung digitaler Aufgaben zurückzugreifen.
• MID-Assistent/in fördert die Einstellung von Hochschulabsolventen und damit den Wissenstransfer von Hochschulen zu kleineren Betrieben.
• MID-Invest unterstützt die Unternehmen dabei, innovative Hard- oder Software zu erwerben.

Im Oktober 2022 ist ein weiteres Teilprogramm hinzugekommen: MID-Digitale Sicherheit. Insbesondere kleinere und mittelgroße Unternehmen haben oft nicht die finanziellen oder auch wissenstechnischen Möglichkeiten, ihre IT-Infrastruktur gegenüber Cyberangriffen ausreichend resilient zu machen. Mit dem neuen Teilprogramm soll dem entgegengewirkt werden. Gefördert  werden kann die Ist-Analyse der IT-Sicherheit, die Schulung von Mitarbeitern oder auch der Erwerb von geeigneter Software für den IT-Basisschutz.

Auch dieses 4. Teilprogramm erfreut sich bereits großer Akzeptanz und Nachfrage.
Während seit 2020 über 1300 MID-Gutscheine für externe Unterstützung vergeben wurden und über 250 MID-Assistenten eingestellt werden konnten, sind seit Oktober letzten Jahres auch schon weit über 100 Förderanträge für MID-Digitale Sicherheit bewilligt worden.

Antragsberechtigt sind Unternehmen mit Sitz in NRW, die weniger als 250 Mitarbeiter, einen maximalen Umsatz von 50 Mio. Euro pro Jahr und eine Bilanzsumme von unter 43 Mio. Euro haben.

Die Fördersummen können zwischen 4.000,- und 15.000,- Euro betragen. Die Förderquote liegt für kleine Unternehmen bei 80%, für mittlere Unternehmen bei 60%. Und der Durchführungszeitraum darf vom antragstellenden Unternehmen zwischen 6, 9 oder 12 Monaten gewählt werden.
Der Antrag ist ausschließlich digital beim Projektträger Jülich (Forschungszentrum Jülich) einzureichen.

Weitere Informationen finden Sie hier: https://www.mittelstand-innovativ-digital.nrw/mid-digitale-sicherheit

Wenn Sie Unterstützung bei der Antragstellung oder auch für Ihr digitales Projekt allgemein benötigen, finden Sie hier Ihren kompetenten Ansprechpartner: www.k3-innovationen.com

In diesem Artikel möchten wir Ihnen eine solche Checkliste mit Intranet Beispielen zur Verfügung stellen. Nutzen Sie diese bei der Implementierung Ihres neuen Intranets oder auch für die Restrukturierung Ihres alten Intranets.

Employee Engagement

Unternehmen mit einem gut aufgesetzten, eingeführten und stets aktuellen Intranet haben zumeist einen kaum bezifferbaren Wettbewerbsvorteil – eine gut funktionierende interne Kommunikation und häufig auch eine hohe Identifikation der Mitarbeiter mit ihrem Arbeitgeber. „Employee Engagement“ ist der neue Terminus, welcher besagt, dass engagierte Mitarbeiter eine positive Einstellung gegenüber ihrer Organisation und deren Werten haben und im Sinne dieser dazu beitragen, das Unternehmen und seine Interessen zu fördern und voranzutreiben.

Im Folgenden möchten wir Ihnen Tipps geben, wie Sie Ihr Intranet zum Kernmedium für die interne Kommunikation in Ihrem Unternehmen machen. Dabei nehmen wir auch Bezug auf verbreitete Problemstellungen und darauf, wie ein gut gemachtes Intranet zur Behebung des Problems beiträgt.

Teilen und konservieren Sie Ihr Unternehmenswissen, erreichen Sie ALLE Mitarbeiter.

Problematik:
Mitarbeiter von Unternehmen aller Branchen klagen, dass sie in einer Flut von Informationen ertrinken und gar nicht wissen, welche davon für sie wirklich wichtig sind und dass sie wiederum die für sie nötigen Informationen oft nicht finden.

Möglicher Lösungsansatz:
Gestalten Sie ihre Informationsströme im Intranet zielgerichtet. Schaffen Sie spezielle Unterseiten für unterschiedliche Empfängergruppen und füllen Sie diese ausschließlich mit Informationen, die für die jeweilige Gruppe von Interesse ist. (z.B. wenn Sie mehrere Standorte haben, können Sie eine Seite mit lokalen Neuigkeiten für jeden Standort gesondert anbieten: „Standort Berlin“, „Standort Hamburg“….)

Ein gut aufgesetztes Intranet hilft, Ihre interne Kommunikation zu strukturieren und zielgerichtet zu steuern.

News

Problematik:
Natürlich gibt es durchaus auch Informationen, die für alle Mitarbeiter von Interesse sind. Oftmals gehen genau diese aber in der allgemeinen Informationsflut unter.

Möglicher Lösungsansatz:
Bieten Sie eine Seite für Unternehmens-News an, auf der sie alle gesamtrelevanten Informationen kurz und knackig zur Verfügung stellen.
In einem gut strukturierten Intranet ist diese Seite entweder das Dashboard selbst, oder aber es gibt auf eben diesem einen Link zur Haupt-Informationsseite, die für ALLE Mitarbeiter von Bedeutung ist.

Lernzentrum

Problematik:
Durch den Generationenwechsel und auch dadurch, dass Mitarbeiter im Laufe ihrer Karriere das Unternehmen verlassen, um anderweitig Herausforderungen anzunehmen, geht viel wertvolles Wissen verloren.

Möglicher Lösungsansatz:
Steuern Sie dem entgegen, indem Sie Ihr Intranet zum einen als Wissensdatenbank aufbauen und es ferner als eine Art Lernzentrum nutzen. Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter „best practice“-Beispiele in einem extra dafür geschaffenen Frage-Antwort-Forum festzuhalten. Zelebrieren Sie öffentlich, wenn Mitarbeiter sich hier mitteilen, belohnen Sie möglicherweise sogar wertvolle Einträge. So wirkt Ihr Intranet auch als Motivator.

FAQ

Problematik:
Oftmals suchen Mitarbeiter in ihrem Arbeitsalltag viel zu lange nach Informationen, was Zeit und damit bares Geld kostet. Und häufig sind es stets dieselben Fragen, die immer wieder aufkommen.

Möglicher Lösungsansatz:
Eine Rubrik „FAQ für Mitarbeiter“ in Ihrem Intranet kann losgelöst vom Lernzentrum oder auch in Kombination mit diesem aufgesetzt werden. Stellen Sie dort häufig von Mitarbeitern gestellte Fragen mit Antworten zur Verfügung. Sie ersparen sich und ihren Mitarbeitern mühsamen Mailverkehr, lange Suchzeiten und Informationsströme in die falsche Richtung. Ihr Intranet kann somit auch neuen Mitarbeitern oder auch internen Wechslern eine gute Hilfe sein oder – wenn sie FAQ-Seiten für spezielle Mitarbeitergruppen anbieten – eben auch diesen bei spezifischen Fragen.

Wenn Sie z.B. technische Produkte anbieten und/oder ein Support-Team im Service-Bereich haben, bietet sich auch z.B. die Hinterlegung von Reparaturanleitungen oder Schritt-für-Schritt-Anleitungen für bestimmte Serviceanfragen an – Ihr Intranet wird damit zur umfassenden Informationsquelle für Ihr Team.

Mitarbeiterverzeichnis

Problematik:
Wer ist zuständig für was? Diese Frage stellt sich vor allen Dingen in großen Unternehmen.

Möglicher Lösungsansatz:
Bilden Sie Ihre Organisationsstruktur in Ihrem Intranet ab und hinterlegen Sie ein Mitarbeiterverzeichnis mit Verantwortungsbereichen und Kontaktdaten. So stellen Sie sicher, dass zuständige Kollegen schneller gefunden werden und lange Suchzeiten und Rückfragen entfallen. Das spart Zeit und damit Geld – gerade in großen Organisationen.

Expertenwissen

Problematik:
Verborgene Talente, ungenutztes Know-how – bare Mehrwerte, die leider oft nicht einmal erkannt werden…..

Möglicher Lösungsansatz:
Erweitern Sie die Organisationsstruktur um ganze Profile, in denen sich jeder Mitarbeiter selbst vorstellen kann. Ergänzen Sie Felder für besondere Fähigkeiten, Kenntnisse, Zusatzqualifikationen, Sprachkenntnisse oder auch einfach Interessen. Sie kreieren damit nicht nur eine gute Grundlage für die soziale Kontaktaufnahme der Mitarbeiter untereinander, sondern haben bei Bedarf auch einen guten Überblick über Ihren Experten- und/oder Talentpool. Ihr Intranet kann Ihre Kaderschmiede werden!

Handbuch

Problematik:
Gerade neue Mitarbeiter müssen viel lernen, um schnell zu performen. Nicht immer ist es möglich, neuen Kollegen einen Buddy an die Seite zu stellen, der Auskunft gibt und die Einarbeitung übernimmt.

Möglicher Lösungsansatz:
Für neue Kollegen im Team ist auch ein leicht zugängliches und auffindbares Mitarbeiter-Handbuch mit den Unternehmensrichtlinien ein großer Mehrwert. Hinterlegen Sie dieses in Ihrem Intranet. Sie werden sehen – auch alte Kollegen werden hier sicherlich gerne ab und an einmal reinschauen, wenn dieses arbeitsrelevante Prozesse und entsprechende Neuerungen aktuell abbildet.

Krisenkommunikation

Problematik:
Sind Sie für eine Krise gut vorbereitet und aufgestellt? Wissen Ihre Mitarbeiter, wer im Notfall ihr Ansprechpartner ist? Gibt es ein Krisenmanagement-Team? Handlungsanweisungen für die Mitarbeiter? In den meisten Unternehmen gibt es zwar einige Ausarbeitungen hierzu – oft werden diese aber nicht wirklich kommuniziert bzw. die Mitarbeiter wissen nicht, wo sie im Notfall Informationen finden.

Möglicher Lösungsansatz:
Krisenkommunikation kann leicht sein! – Nutzen Sie Ihr Intranet mithilfe von eingebundenen Push-Nachrichten und eMails, Lesebestätigungen und Verzeichnissen wichtiger Kontakte für das Krisenmanagement als Kommunikationsplattform in Krisensituationen. Ermöglichen Sie den Zugriff auch von mobilen Endgeräten um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter in einer Krise erreichbar sind und über den Verlauf der Situation informiert werden können.

Eventkalender

Problematik:
Manch ein Mitarbeiter ist möglicherweise „müde“ geworden, täglich ins Intranet zu schauen.

Möglicher Lösungsansatz:
Ein Eventkalender, der auch mobil von Mitarbeitern, die vielleicht keinen Büroarbeitsplatz haben, im Intranet eingesehen werden kann, kann ein großer Motivator sein, um Mitarbeiter dazu zu bewegen, regelmäßig einen Blick ins Intranet zu werfen.
Und nicht zu vergessen ist ein weiteres Zugpferd, der Kantinenplan.

Kantinenplan

Wenn Sie eine Kantine in Ihrem Unternehmen haben, ist die Veröffentlichung des Kantinenplans in Ihrem Intranet der Garant dafür, dass die meisten Mitarbeiter zumindest einmal täglich das Intranet nutzen. Haben Sie keine Kantine, können Sie auch Tipps veröffentlichen, wo man in der Nähe ein gutes Lunch bekommt. Auch kleine Snack-Empfehlungen für die eigene Brotdose sind in diesem Fall sicherlich eine kluge Idee, um die Aufmerksamkeit der Mitarbeiter auf dieses Tool zu richten.

Binden Sie Ihre Mitarbeiter ein, unterstützen Sie deren aktive Beteiligung.

Problematik:
Die Historie Ihres Intranets ist nicht gerade mit Ruhm überkleckert??? Die Inhalte sind bislang veraltet, schwer zu finden und langweilig? Wenn Sie obige Punkte bereits umgesetzt haben, sollte die Zukunft Ihres Intranets besser aussehen. Setzen Sie nun noch besondere Anreize, damit Ihre Belegschaft das Tool aktiv nutzt:

Dashboard

Problematik:
Der Einstieg in den digitalen Arbeitstag ist für viele Mitarbeiter insbesondere dann mit einer Hemmschwelle versehen, wenn das Eingangsportal nicht die richtige Struktur, die benötigten oder gewünschten Informationen oder eben einfach auch nur eine langweilige Oberfläche aufweist.

Möglicher Lösungsansatz:
Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern den Start in den Tag über ein attraktives und selbsterklärendes Dashboard, auf dem der Mitarbeiter alle für ihn wichtigen Informationen auf einen Blick sieht und auf Funktionen zugreifen kann, die ihm einen Mehrwert bei seiner Arbeit bieten. Dies wird nachweislich die Akzeptanz Ihres Intranets erhöhen, ebenso wie das Employee Engagement in Ihrem Unternehmen.

Instant Messenger

Problematik:
Die interne Kommunikation in Ihrem Unternehmen will nicht so recht in die Gänge kommen? Mitarbeiter sind telefonisch nicht erreichbar, eMails werden mehrere Tage nicht gelesen und bearbeitet? Flurfunk schafft Gerüchte und damit Unmut?

Möglicher Lösungsansatz:
Integrieren Sie einen Instant Messenger in Ihr Intranet und ermöglichen es damit Ihren Mitarbeitern im Gespräch zu bleiben, 1:1, aber auch in Gruppenchats.

Die Akzeptanz Ihres Intranets bei Ihren jüngeren Mitarbeitern steigern Sie dadurch, dass Sie soziale Funktionen einbinden, die diese Generation aus anderen sozialen Plattformen bereits kennt (Chat, Likes, Bots….)

Animation

Bieten Sie beizeiten kleine Spiele, ein Quiz oder Wettbewerbe an, bei denen es auch mal einen kleinen Preis zu gewinnen gibt. Das motiviert auch die Mitarbeiter, die sich ansonsten eher zurückhalten.

Ideenpool

Schaffen Sie ein Kreativitätsforum in Ihrem Intranet. Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter, dort Ideen zu teilen und weiterzuentwickeln. Erlauben Sie anderen Mitarbeitern Likes und Add-ons in diesem Forum, so dass angedachte Ideen im Team wachsen können. Gerne wiederholen wir uns hier: ungenutztes Potential kann – wenn erkannt – den Unternehmenserfolg ausmachen…

Schwarzes Brett

Auch ein digitales schwarzes Brett in Ihrem Intranet fördert die Akzeptanz und Nutzungsfreude Ihrer Mitarbeiter. Gestatten Sie Ihrem Personal, dort in den Austausch zu gehen, Fähigkeiten, private Dienstleistungen und Warenverkäufe anzubieten und soziale Kontakte zu pflegen.

Fördern Sie den natürlichen Austausch, in dem Sie die sozialen Räume, die Sie in Ihrem Intranet einrichten, denen anpassen, die Ihre Mitarbeiter aus den bekannten sozialen Medien bereits kennen.

Mitarbeiterförderung

Feiern Sie Erfolge öffentlich! Erkennen Sie Leistungen (berufliche, aber auch private) Ihrer Mitarbeiter an! Zelebrieren Sie Geburtstage oder Firmenjubiläen! Nominieren Sie einen Mitarbeiter des Monats! Nutzen Sie hierfür Ihr Intranet und schaffen Sie damit aktiv eine positive Unternehmenskultur. Erhöhen Sie Ihr Employee Engagement ganz nebenbei!

Schaffen Sie Transparenz

Problematik:
Transparenz ist in vielen Unternehmen immer noch ein Fremdwort, obwohl alle Tools da sind, um alle Mitarbeiter wohlwollend auf ein und demselben Informationslevel zu halten. Informationen werden sogar möglicherweise von oben nach unten gegeben, die andere Richtung, also die von der Belegschaft zurück ins Management, kommt aber zu kurz. D.h. das Management bekommt selten bis nie ein angemessenes Feedback, was die Mitarbeiter auf lange Sicht unzufrieden macht, da sie sich nicht gehört und verstanden fühlen.

Möglicher Lösungsansatz:
Nutzen Sie Ihr Intranet in beiden Richtungen: Unternehmen, die transparent kommunizieren – und zwar nicht nur top-down, sondern auch bottom-up zulassen, sind nachweislich erfolgreicher und binden Mitarbeiter langfristiger als Unternehmen, in denen Transparenz ein Fremdwort ist.

Kommunikation

Erlauben Sie über Ihr Intranet allen Mitarbeitern, aktiv mit dem Management in Kontakt zu treten und verpflichten Sie dieses, sich über dieses Medium zugänglich zu zeigen und Fragen offen zu beantworten.

Unabhängiger Zugang

Problematik:
Nicht alle Mitarbeiter sind permanent und dauerhaft im Betrieb. Schaffen Sie Foren für diejenigen Mitarbeiter, die nur zu gewissen Zeiten oder nur eine gewisse Zeit im Unternehmen sind, wie Teilzeit-Mitarbeiter, externe Berater, Werksstudenten, Praktikanten oder Saisonarbeiter. Diese Mitarbeiter haben daher meist einen Informationsnachteil, bekommen sie doch nicht alles immer sofort mit. Zusätzlich haben gerade diese Mitarbeiter meist besondere Bedürfnisse und andere Fragestellungen, sollten also genauso wohl integriert werden und für sie wichtige Informationen abrufen können.

Möglicher Lösungsansatz:
Schaffen Sie in Ihrem Intranet besondere Seiten für diese Mitarbeiter, auf denen sie wesentliche Informationen, die für alle Mitarbeiter von Interesse sind, zusammenfassen, aber auch spezifische Informationen für diese Gruppen von Mitarbeitern zur Verfügung stellen.

Unterstützen Sie Ihre Personalabteilung

Viele Informationen, die Sie final in Ihrem Intranet veröffentlichen werden, müssen durch die Personalabteilung eingepflegt werden. Warum also nicht umgekehrt auch das Intranet nutzen, um die Kollegen in der Personalabteilung zu unterstützen?

Schaffen Sie in Ihrem Intranet Tools, die die Arbeit der Personalabteilung erleichtern und den Datenaustausch zwischen Mitarbeitern und Personalabteilung vereinfachen:

Umfragetool

Problematik:
Schlechte Stimmung im Unternehmen? Warum? Woher kommt sie? Was brauchen Mitarbeiter, um sich (wieder) wohlzufühlen? Oftmals sind es nur Kleinigkeiten, aber diese werden nicht erfragt oder kommuniziert.

Möglicher Lösungsansatz:
Binden Sie z.B. ein Umfragetool in Ihr Intranet ein, mit dem die Personalabteilung die Mitarbeiterstimmung abfragen kann und so Probleme antizipieren und diesen proaktiv vorbeugen können. Die meisten Intranet-Softwares enthalten die Möglichkeit der Integration eines solchen Tools, was es den Mitarbeitern erleichtert, an den Umfragen teilzunehmen, da sie sich nicht mit einem neuen gesonderten Tool auseinandersetzen müssen und im Idealfall einfach auf der bekannten Oberfläche die gewünschten Fragen beantworten können.

Kalender

Problematik:
Früher erstickten die Personaler in Papier – für Ankündigungen von und Anmeldungen zu Workshops und Seminaren, Urlaubsanträgen, unterschriebenen Richtlinien etc. Heute geht vieles per eMail, was zwar das Papier spart, den Personalabteilungsmitarbeiter aber nur bedingt entlastet, muss er die gewünschten Anmeldungen, Anträge etc. ja immer noch bearbeiten, eintragen……

Möglicher Lösungsansatz:
Integrieren Sie eine Anmeldefunktion für interne Veranstaltungen in Ihrem Intranet. Zum einen erleichtert es die Arbeit Ihres Personalabteilungsteams enorm, zum anderen bietet es auch eine gewisse „Kontrolle“ über das Engagement und den Fortbildungswillen Ihrer Mitarbeiter.

Urlaubsplanung

Auch die Integration von Einsatzplanungstools und die Urlaubsplanung as a self-service via Intranet ist eine gute Unterstützung für die Personalabteilung, da beides interaktiv mit den Mitarbeitern online durchgeführt werden kann und somit neben vielem Hin und Her via email/Telefon auch die Ressource Papier einspart.

Online-Formulare

Das Krankmeldesystem kann via Online-Formular ebenfalls in Ihrem Intranet eingebunden werden. Es beschleunigt und vereinfacht die Krankenstandserfassung und den Austausch mit dem jeweils zuständigen Vorgesetzten der erkrankten Person.

Onboarding

Problematik:
Beim Onboarding neuer Mitarbeiter wollen wir gar keine Standardisierung glorifizieren, da wir immer noch der Meinung sind, dass ein guter persönlicher Kontakt zu neuen Kollegen nicht durch digitale Quellen ersetzbar ist. Da aber auch viele neue Mitarbeiter von Tag eins an viel im Home Office sind, ist eine Ergänzung durch gut zusammengestellte Informationen für diese Neuankömmlinge sicherlich sinnvoll.

Möglicher Lösungsansatz:
Schaffen Sie in Ihrem neuen Intranet einen Bereich exklusiv für Ihre neuen Mitarbeiter. Heißen Sie diese dort willkommen, stellen Einstellungsformulare zur Verfügung, bieten Antworten auf häufig gestellte Fragen von Neulingen…. Vergessen Sie aber nicht, hier auch den persönlichen Kontakt zu Kollegen anzubieten.

Extranet

Sie arbeiten mit vielen Partnern, externen Kunden und Händlern zusammen? Auch diese wollen – den internen Kollegen ähnlich – gerne alle nötigen Informationen an einem Ort finden, ihre Ansprechpartner kennen, zügig zur Lösung ihrer jeweiligen Anfrage oder ihres Problems kommen… Aber oftmals erwarten Partner und Kunden heute gar nicht mehr den aktiven Service des Anbieters, sondern nutzen auch gerne Möglichkeiten des Self-Services. Extranet-Plattform heißt die Lösung.

Gut gemachte Extranets bieten alles, was ein Intranet auch bietet, eben nur mit einer externen Zielgruppe, wobei für gewöhnlich das Thema „Sicherheit des Datentransfers“ noch einmal größer geschrieben werden muss.

Tipp: Erstellen Sie Ihr Extranet für Kunden, Partner und Händler und pflegen es im Anschluss mit derselben Sorgfalt, die Sie auch für Ihr Intranet aufbringen. Sehen Sie das Extranet als Erlebnisportal für den jeweiligen Nutzer und machen Sie es sich zum Ziel, diesem einen exzellenten (Self-)Service anzubieten, damit er Ihrem Unternehmen treu bleibt.

Benötigen Sie noch mehr Ideen?

Was halten Sie von einer Präsentation unserer IntranetBOX, in der wir Ihnen gerne weitere Möglichkeiten zeigen?

Kontaktieren Sie uns hier!

Wenn Sie sich bereits mit dem Thema „Intranet erstellen oder relaunchen“ auseinandersetzen, haben Sie vermutlich in Ihrem Unternehmen die folgende Situation:

Sie haben entweder noch gar kein Intranet oder eines, welches seinen Zweck nicht oder nur bedingt erfüllt.
Mitarbeiter und Management beklagen, dass für die Arbeit notwendige Informationen nicht auffindbar sind und dass viele Funktionen im derzeitigen System nicht selbsterklärend gestaltet sind. Die Plattform wird auch nicht von allen Mitarbeitern so genutzt, wie es ursprünglich einmal angedacht war. Wer dafür zur Rechenschaft gezogen werden könnte, ist am Ende egal.

Fakt ist, ein Medium, welches – wäre es richtig aufgesetzt und eingeführt worden – einen großen Mehrwert hätte, findet im Unternehmen keine Akzeptanz. Nutzbare Strukturen werden eben nicht genutzt, was anderweitig einen vermehrten Zeit- und Kostenaufwand verursacht.

Im Folgenden wollen wir Ihnen daher Tipps und Hilfestellungen geben, wie Sie Ihr Intranet so erstellen, dass es bei der Belegschaft von Anfang an Akzeptanz findet, genutzt wird und damit den gewünschten Projektzielen entspricht.

Schritt 1: Nutzendefinition – wofür brauchen wir ein Intranet? Lohnt es sich für uns, ein Intranet zu erstellen?

Zunächst gibt es vermutlich auch in Ihrem Unternehmen übergeordnete Ziele, die die Notwendigkeit der Erstellung eines Intranets überhaupt auf den Tisch gebracht haben. Oft werden hier

• Bessere Mitarbeiter Kommunikation
• Stärkung des Gemeinschaftsgefühls
• Einheitliche Datenstruktur
• Optimierung des Informationsaustauschs
• Schnelles Auffinden von Wissen und Informationen
• Projektierung von Projekten und Aufgaben
• Optimierung der Teamarbeit
• Prozessoptimierung bei Terminen und Arbeitsabläufen 
• Erhöhung des Qualitätsstandards
• Integration von Drittsystemen usw.

genannt.

Jedes Unternehmen hat seine eigenen Vorstellungen, Anforderungen und Wünsche, wenn es darum geht, ein Intranet zu erstellen. Hier sind nur einige Anforderungen, die ein Intranet für ein Unternehmen haben kann:

• Infoquelle, Newsverbreitung, Antworten auf FAQs
• Übersichtliche Suchergebnisse
• Datensammlung und Wissenskonservierung
• Kommunikation und Kooperation
• Transparenz
• Krisenmanagement
• HR-Unterstützung (Urlaubsplanung, Formularcenter, Onboarding-Hilfe, Umfragen)
• Lernzentrum/-tool
• Ideenpool
• Einbindung von allen Mitarbeitern (Employee Engagement) usw.

Je nachdem, welche Ziele ein Unternehmen verfolgt, sollte das Intranet entsprechend erstellt werden, also entsprechende Funktionen erhalten. In allen Fällen ist das Intranet allerdings ein wesentlicher Bestandteil des digitalen Arbeitsplatzes und zumeist auch das Einfallstor in die digitale Welt des Unternehmens, in die digitale Kommunikation und auch Kooperation. Den gesamten digitalen Arbeitsplatz mögen noch diverse andere Tools ausmachen, das Intranet sollte das Zentrum darstellen – und kann heute mit modernster Technologie auch bereits viele andere Tools ersetzen oder so integrieren, dass dem Nutzer nicht einmal auffällt, dass er eigentlich in einem anderen System arbeitet.

Spannende Entwicklung von Intranets über die Jahre hinweg

In diesem Zusammenhang möchten wir Ihren Blick gerne auf die Entwicklung von Intranets über die vergangenen Jahrzehnte richten. In den späten 90er Jahren kamen erstmals interne Websites auf, die vor allen Dingen den Zweck hatten, die Mitarbeiter über Neuigkeiten im Unternehmen papierlos zu informieren.

In den frühen 2000er Jahren wurden mehr und mehr Informationen über diese Websites geteilt, so dass sich ganze Mitarbeiterportale entwickelten. Da sich im privaten Bereich parallel in den 2010er Jahren eine starke Tendenz zur digitalen Sozialisierung über Social Media abzeichnete, zog diese auch bei den internen Kommunikationsplattformen ein. Diese Jahre sind die Geburtszeit von Social Intranets.

Corona, die zunehmende globale Akzeptanz von Home Office Arbeitsplätzen, unsere starke Mobilität und damit einhergehend die Tatsache, dass Teams heute weit seltener als noch vor wenigen Jahren in einem Büro oder an einem Standort sitzen, führt seit 2019 dazu, dass immer mehr sogenannte Employee Experience Intranets geschaffen werden.

Employee Experience Intranet – was ist das?

Erfolgreiche Unternehmen haben erkannt, dass es unabdingbar ist, eine einheitliche exzellente Customer Experience zu liefern, um Kunden langfristig zu binden. Genauso verhält es sich mit der Mitarbeiterbindung. Auch die Mitarbeiter sollten idealerweise auf allen „Kanälen“ die gute Unternehmenskultur, die Wertschätzung der eigenen Arbeit, eine offene Kommunikationskultur und ein angenehmes Miteinander spüren.

Nicht nur der physische Arbeitsplatz sollte also entsprechend eingerichtet sein, sondern auch der digitale. Die Abkürzung DEX steht für Digital Employee Experience. Dem Mitarbeiter werden auf allen Geräten, die er für sein Unternehmen nutzen kann und soll, alle wichtigen Inhalte gut aufbereitet und im durchgehenden Design so einfach und angenehm wie möglich zur Verfügung gestellt. Das erleichtert die Arbeit, schafft Identifikation, stellt die Erreichbarkeit aller Mitarbeiter sicher und unterstützt somit das Teambuilding.

Moderne Intranets/ Employee Experience Intranets sollten daher

• den Mitarbeiter unterstützen (Wissen anbieten)
• den Mitarbeiter informieren (kommunizieren und zur Kommunikation anregen)
• die Mitarbeiter einbeziehen (Interaktion fördern, integrieren)
• dem Mitarbeiter gute Services anbieten (dienen)

Schritt 2: Die Entscheidung ist gefallen – ein Intranet soll eingeführt/erstellt werden! Vorplanung

Mit der Erkenntnis, dass Sie ein neues Intranet erstellen möchten oder Ihr altes Intranet relaunchen möchten, kommen viele Fragestellungen auf. Es gilt, diese detailliert zu beantworten und in Ihre Planung miteinzubeziehen.

• Wer soll im Unternehmen die Projektleitung übernehmen? Die Marketing-Abteilung, die Kollegen der IT oder der Personalbereich?
• Wer gehört ins Projektteam?
• Wie viele Mitarbeiter sollen Zugriff bekommen?
• Wie sieht das Berechtigungskonzept aus?
• Wer kümmert sich um die fortlaufende Pflege?
• Welche Systeme gibt es auf dem Markt und was kosten sie?
• Wie können bereits existente Software-Lösungen eingebunden werden?
• Wo sollen die Daten gespeichert werden – intern oder extern in einer Cloud?
• Wie sieht es mit dem Datenschutz aus?
• Welche Sicherheitsvorkehrungen sind vonnöten?
• Etc. etc. etc.

Die Anzahl der Fragen scheint unendlich. Oft ist bereits an dieser Stelle die Einbindung eines externen Partners vonnöten, der aufgrund seiner Expertise all diese Fragen stellt und entsprechende Empfehlungen aussprechen kann. Dies kann z.B. der Software-Anbieter sein, für den man sich entscheidet, da er an das Projekt angelehnt die eigene Software steuern kann.

Intern ist es wichtig, von Anfang an alle Abteilungen und späteren Nutzer einzubinden, können doch gerade letztere wertvolle Hinweise darauf geben, wie sie in der Praxis das neue Tool nutzen möchten und werden. Dadurch entstehen dann im Idealfall klare Projektanforderungen und gewünschte Endergebnisse, die man nun möglichen Software-Anbietern präsentieren kann. Gut vorbereitet ist, wer in diesem Zuge bereits ein Lasten- und Pflichtenheft erstellt.

Schritt 3: Auswahl eines geeigneten Software-Anbieters

Wer zielgerichtet ein Intranet erstellen will, und sich bei der Frage „Make or buy?“ für die Kauf- oder Mietvariante entschieden hat, kommt nicht daran vorbei, sich mehrere Anbieter von Intranet Software anzusehen. Die Kauf-Variante kann im Übrigen auch die technisch bessere Lösung sein, da damit einhergeht, dass die Intranet-Lösung Inhouse direkt einfacher mit Dritt-Systemen kommunizieren kann.

Bei der Miet-Variante in der Cloud hat der Auftraggeber, weniger technische Administration und kann sich auf sein Kerngeschäft konzentrieren. Er bezahlt die eingesetzte Hardware bzw. das Hosting über eine pauschale monatliche Gebühr. Auch in der Cloud besteht die Möglichkeit Dritt-Systeme an das Intranet anzubinden.

Zusätzlich kann sich der Intranet-Anbieter als Projektunterstützer auch vor Ort einbringen um seine Expertise aus anderen Kundenprojekten mit einfließen zulassen.

Wer im Schritt 1 einen umfassenden Anforderungskatalog erstellt hat und sich im Schritt 2 alle wesentlichen Fragen beantwortet hat, besitzt nun eine klare Strategie mit Zielvorgaben um die Bedürfnisse im Unternehmen zu decken. Sehr schnell wird sich anhand dieser Intranet-Strategie auch die Software und der Anbieter herauskristallisieren, die/der am besten zum eigenen Unternehmen passt.

Im Hinterkopf sollte man auch stets den Gedanken an die Zukunft haben – nämlich ob man den Intranet-Anbieter und seine Dienste nur für die Erstellung und Einführung des neuen Intranets braucht oder ob man auch langfristig einen Partner benötigt. Hier sollte der Intranet-Anbieter zeitnah nach seiner entsprechenden Verfügbarkeit bzw. zu Support und Customizing des Intranets befragt werden.

Schritt 4: Die eigentliche Einführung des Intranets

Die Komplexität des Projektes der Einführung Ihres neuen Intranets bestimmt sich je nachdem, ob es bereits ein vorhandenes Intranet gibt, andere Systeme einzubinden sind oder ein komplett neues Intranet erstellt werden soll. Wenn Sie die Schritte 1-3 sorgfältig verfolgt haben, haben Sie nun auch bereits eine Idee von einem Zeitplan für die Einführung. Arbeiten Sie mit einem externen Partner zusammen, wird dieser Ihnen einen Vorschlag für das Timing unterbreiten.

Versuchen Sie, den Zeitplan straff zu organisieren. Intranet-Projekte, die über mehrere Monate oder gar Jahre gestreckt werden, leiden nicht nur an mangelnder Akzeptanz im Unternehmen, sondern gerade bei Technologieprojekten auch darunter, dass sich Ideen und Anforderungen im Laufe der Zeit ändern können.

Gestalten Sie Ihr Intranet-Projekt daher modern, also agil. Bleiben Sie während der Umsetzung offen für Neuerungen und prüfen Sie in jeder Projektphase, ob Ihre Handlungen noch das richtige Ziel verfolgen. Auch Lasten- und Pflichtenhefte sind nicht in Beton gegossen und sollten jederzeit angepasst werden können. Hier sind auch „agile Projektplanungen“ in vielen Fällen von Vorteil.

Was Sie vor allen Dingen brauchen, ist ein motiviertes Team, denn nur so können Sie die spätere Akzeptanz des fertigen Intranets in das Unternehmen gewährleisten. Behalten Sie also Ihre unterschiedlichen Zielgruppen und vor allen Dingen die Employee Experience bereits bei der Einführung im Auge und binden Sie möglichst viele Gruppen regelmäßig mit ein.

Schritt 5: Der Launch

Unterschätzen Sie nicht die interne Kommunikation beim Launch, und planen Sie ein effektives Nutzer-Onboarding.

Geben Sie Ihrem Team die Möglichkeit, Fragen zu stellen.

Seien Sie nicht irritiert, wenn kurz nach dem Launch nochmals neue Anforderungen entstehen, die sinnvoll sind. Sie möchten ja, dass das Intranet agil genutzt wird. Daher sollten Sie sich zu jedem Zeitpunkt darüber bewusst sein, dass ein solches interaktives Intranet-Projekt nur bedingt planbar ist. Setzen Sie auch hier auf Agilität!

Improvisieren Sie und sehen das als Vorteil um komplexe und dynamische Bedingungen zur Verbesserung Ihrer internen Kommunikation und damit der Employee Experience zu nutzen.

Das Ergebnis

Im Idealfall haben Sie ein Intranet erstellt, welches Ihnen nun die Möglichkeit bietet, Inhalte effizient zu platzieren. Ihr Intranet sollte

• von allen Zielgruppen effizient genutzt werden.
• für das gesamte Unternehmen eine Orientierungshilfe darstellen.
• relevante Inhalte bieten.
• offizielle Inhalte klar erkennbar darstellen.
• zusätzlich personalisiert sein.
• Komplexität aus dem Arbeitsalltag nehmen.
• die Kommunikation fördern, etc.

Ein Intranet, welches für alle Zielgruppen zugänglich ist – Mobilität

Die Corona-Pandemie hat den Trend hin zum Home-Office und zum mobilen Arbeiten enorm beschleunigt. Teams arbeiten nicht mehr zwangsweise in ein und demselben Büro oder an einem Standort.

Bereits vor der Pandemie wurden in vielen Unternehmen – insbesondere in Zeiten der Social Intranets – für mobile Mitarbeiter spezifische Apps erstellt und ins Intranet des Unternehmens integriert.

Dies hatte den Vorteil, dass nur eine zugrundeliegende Plattform geschaffen werden musste, die Inhalte nur einmal erstellt werden mussten und dennoch alle Kanäle bespielbar waren, so dass die Information bei allen Mitarbeitern ankam.

Oftmals wurde also zu einem bestehenden Intranet lediglich eine Mitarbeiter-App geschaffen, was eine schnelle und einfache Lösung war, um alle Mitarbeiter zu erreichen.

Bei den heutigen Employee Experience Intranets lässt sich diese Möglichkeit von vornherein integrieren. Moderne Intranets bieten eine mobile Version im responsive Design, welche von Beginn an zur Basis gehören sollte.

Grundsätzlich sollte ein Intranet eine interne Plattform sein, in der Mitarbeiter schnell kommunizieren können und alles Wissenswerte finden. Doch die Realität in vielen Unternehmen, Verbänden und Kommunen sieht leider trostloser aus als man glaubt. „Digitalisierung“ ist vielerorts leider ein Fremdwort.

Alte Intranet Lösungen wurden zumeist von einem Mitarbeiter eingeführt und gepflegt, welcher dann vielleicht das Unternehmen verlassen hat. Dadurch fühlt sich keiner mehr zuständig oder ist in der Lage die eingesetzte Intranet-Lösung weiterzuführen oder zu entwickeln.

Zusätzlich wird das Thema Sicherheit und Datenschutz der eingesetzten Intranet-Lösungen zum Problem. Laufen die Intranet-Portale auf veralteter Software und Betriebssystemen, gibt es nämlich möglicherweise  keine Sicherheit-Updates mehr. Auch kann in vielen Fällen der Datenschutz nicht mehr gewährleistet werden, da ältere Versionen von Hause aus dafür keine Voraussetzungen mitbrachten.

Der Missmut der Nutzer wird dadurch im täglichen Doing immer größer und das Intranet-Portal, welches ein Anlaufpunkt für alle Mitarbeiter sein sollte, wird zu einem Informationsgrab, welches keiner mehr nutzt.

Wir beschäftigen uns in diesem Blog-Artikel mit vielen Themen, Trends und Entwicklungen rund um das Thema Intranet.

Die Entwicklung des Intranets

Am Anfang des Intranets waren die eingesetzten Lösungen recht statisch. Es galt die Mitarbeiter mit News zu Informieren oder Daten abzulegen, eine Kommunikation war nicht möglich.

Mit der weiteren Entwicklungsstufe hin zu Mitarbeiterportalen wurden erste Kommunikationsmöglichkeiten integriert. Für mobile Endgeräte gab es noch keine Nutzungsmöglichkeiten; es war eine reine Desktopoberfläche. Erste Möglichkeiten mit Schnittstellen zu Drittsystemen wurden entwickelt.

Definition

Ein Intranet ist laut Wikipedia „ein Rechnernetz, das im Gegensatz zum Internet unabhängig vom öffentlichen Netz benutzt werden kann, nicht öffentlich zugänglich ist und andere, zusätzliche oder eingeschränkte Funktionen bietet.“

Diese Beschreibung übernehmen wir gerne, da sie eine gute Grundlage für weitere Erläuterungen bietet:
Unternehmen, soziale Einrichtungen, Organisationen, Vereine und auch die öffentliche Hand richten ein vom öffentlichen Netz (Internet) unabhängiges Netzwerk ein, um ihren Mitarbeitern, Mitgliedern, Partnern oder Trägern einen schnellen Datenzugriff, eine umfassende Information und eine effiziente Kommunikation untereinander zu ermöglichen.

Das Netzwerk verbindet also gewissermaßen interne Rechner miteinander. Da es nur einem begrenzten Personenkreis den Zugriff erlaubt, können spezifische Funktionen eingerichtet werden, die nur für den festgelegten Nutzerkreis von Interesse sind.

Das Intranet kann zusammengefasst als organisations- oder firmeninternes Computernetzwerk bezeichnet werden, welches das digitale Eingangstor eines Unternehmens darstellt.

Die nächste Stufe zum Social Intranet hob die Lösungen auf die Ebene mit Kommunikationsmitteln aus den sozialen Netzwerken. Die Nutzer sollten sich einbringen und kommentieren und die Inhalte und Daten bewerten. Viele Systeme spezialisierten sich auf verschiedene interne Kommunikationsthemen, ließen dann aber an anderer Stelle an Funktionen und Eigenschaften zu wünschen übrig. Für Unternehmen war und ist es schwer die „richtige Lösung“ für die eigenen Vorgaben zu finden, ist der Markt doch sehr unübersichtlich.

Die Social Intranets sind auch schon im Responsive Design oder als APP verfügbar, bieten also auch die Kommunikation von unterwegs an. Was natürlich das Sicherheitsrisiko für die eingesetzten Lösungen wieder erhöht.

Begriffsklärung/Herleitung

Grundlegend ist ein Intranet natürlich mit dem Internet vergleichbar und auch ähnlich aufgebaut. Auch der Name lehnt sich an das Internet an, bzw. er ist vom ihm abgeleitet.
Das Präfix „intra“ stammt aus dem Lateinischen und bedeutet „in, innerhalb von etwas befindlich, in…hinein“. Das heißt, dass schon am Namen erkennbar ist, dass dieses „Netz“ (engl. „net“) ein internes ist, also nur innerhalb einer Firma/Organisation/Behörde….. zugänglich ist.

Historie des Intranets

Zur Erklärung, wie sich das Intranet entwickelt hat, gehen wir ca. 30 Jahre zurück und schauen uns die historische Entwicklung in 5-Jahres-Schritten an. Hierbei sind die Jahreszahlen nicht der genaue Zeitpunkt der Einführung eines oder mehrerer Features, sie stellen aber eine grobe Zeitangabe dar.

1990 – Erste Unternehmen richten einfache Websites ein, um ihren Mitarbeitern wichtige Informationen zukommen zu lassen. Vor allem genutzt für Top-Down-Informationen, also vom Management an die Mitarbeiter. Keine Interaktion.

1995 – Die innerbetriebliche technologische Infrastruktur wird komplexer und aufwändiger, erste Plattformen entstehen mit integrierter eMail-Kommunikation.

2000 – Einbindung erster Funktionalitäten, z.B. Gehaltsabrechnungen, Dokumentenablage, Helpdesks. Die Bezeichnung „Mitarbeiter-Portal“ wird geboren, dennoch handelt es sich zu dieser Zeit zumeist immer noch mehr um ein Top-Down-Kommunikations-Tool.

2005 – Einführung erster interaktiver Elemente, wie z.B. Foren.

2010 – Digital Workplace Solutions, Einbindung von Apps, soziale und kollaborative Funktionen (Kommentare, Likes, Chats….)

ab ca. 2015 – Konzentration auf soziale Netzwerke, Wissensdatenbanken, mobile Apps, Ausbau von Cloud-Lösungen.

Technologie und Sicherheit

Grundlegend läuft ein Intranet zumeist auf derselben Netzwerktechnologie wie das Internet (TCP/IP).

Es ist allerdings vom WorldWideWeb völlig unabhängig und öffentlich auch nicht zugänglich.

Um ein Intranet einrichten zu können, bedarf es einer speziellen Software. Es gibt unzählige Anbieter solcher Softwares. Bevor ein Unternehmen eine Entscheidung für eine Software trifft, sollte es sich detailliert über die Features, Erweiterungsmöglichkeiten und auch Schnittstellen (zur evtl. Einbindung bereits existierender Systeme) informieren.

Einer der Gründe für die Einführung eines Intranets innerhalb einer Firma ist sicherlich auch der der Sicherung von Daten und Informationsflüssen. Da letztere beim Intranet unabhängig vom Internet meist auf lokalen Servern stattfinden, sind Daten und Informationen generell im Intranet sicherer als im Internet. Wenn das Intranet allerdings nicht auf einem lokalen Server installiert wird, empfiehlt sich die Einrichtung via VPN.

Wenn mehrere Standorte miteinander verbunden werden, wird dies zumeist über eine physische oder virtuelle Standleitung erreicht.

Wer nutzt ein Intranet

Ein Intranet macht theoretisch erst einmal für jede Gruppe von Menschen Sinn, die sich vernetzen und auf einer vom öffentlichen Netz losgelösten Plattform kommunizieren und Informationen/Daten speichern/bereitstellen möchte.

Schon vor der Pandemie haben vor allen Dingen Unternehmen mit mehreren Standorten oder mobil tätigen Mitarbeitern die Vorzüge eines Intranets genutzt. Mit zunehmender Akzeptanz vom Arbeiten im Home Office wird die Einrichtung eines Intranets zunehmend auch für alle anderen Unternehmen interessant.

Intranet-Lösungen sind daher zu finden bei:

• Unternehmen
• Behörden
• Der öffentlichen Hand im Allgemeinen
• Vereinen
• Institutionen
• Bildungseinrichtungen
• …

Gute Frage – Interessant zu wissen

Können auch ganze Staaten ein Intranet haben? Ja, das ist möglich.

Ein extremes Beispiel hierfür ist Nordkorea. Die wenigsten Menschen in diesem Land haben Zugriff zum Internet. Der Staat räumt seinen Bürgern aber Zugriff auf ein zensiertes Intranet ein. Kwangmyong – so der Name – ist in einigen Städten des Landes 24 Stunden am Tag erreichbar, besteht aus einigen tausend Webseiten und wurde im Jahr 2000 ins Leben gerufen.

Zweck eines Intranets

Der Netzbetreiber legt – anders als beim Intranet – selber fest, welche Ziele er mit seinem Intranet, also seiner internen Plattform verfolgt. Mögliche Ziele sind:

• Wissen konservieren und zentralisieren (Wissensdatenbank)
• Daten sichern (Datenbank)
• Informationen, Daten, Wissen für alle Mitarbeiter/Nutzer fortlaufend, up-to-date und standardisiert zur Verfügung stellen
• Schneller Informationsfluss
• Schnellen Zugriff auf diese Daten und Informationen, ohne langes Suchen oder gar die Notwendigkeit von physischen Ordnern
• Steigerung der Effizienz der innerbetrieblichen, abteilungsübergreifenden Kommunikation
• Organisation und /oder Standardisierung betrieblicher Abläufe
• Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung stellen
• Beschränkung/Kontrolle der Nutzung des Internets durch die Mitarbeiter via Intranet
• Implementierung des gesetzlichen Datenschutzes
• …

Suchfunktion im Intranet

Eine der Hauptaufgaben eines Intranets ist nahezu in allen Unternehmen die Zur-Verfügung-Stellung von Informationen. Die Suche nach spezifischen Daten und Informationen sollte daher einfach und intuitiv sein. Die Liste der möglichen Antworten umfassend. Große Firmen haben in ihren Intranets heutzutage teilweise Suchmaschinen integriert, die Google in nichts nachstehen.

Erweiterung des Intranets zum „Extranet“

Möchte z.B. ein Unternehmen externe Partner, Händler, Kunden oder sonstige Personen, die ein berechtigtes Interesse an den Informationen einer internen Plattform haben, einbinden, so lässt sich ein Intranet erweitern oder grundlegend von vornherein als sogenanntes „Extranet“ aufbauen.

Salopp wird das Extranet auch oftmals als „Zwischending“ zwischen für alle zugänglichem Internet und nur für berechtige interne Personen zugänglichen Intranet bezeichnet.

Das Präfix „extra“ kommt genau wie „intra“ aus dem Lateinischen und bedeutet so viel wie „außer, außen“ und gibt somit in der Kombination mit dem Wortteil „Net“ einen Hinweis darauf, dass es sich um ein Netzwerk handelt, auf welches ermächtigte Personen auch von außen zugreifen können.

Moderne Intranets – Trend

Viele Unternehmen haben erkannt, dass ihr wertvollstes Asset ihre Mitarbeiter sind. Die Mitarbeiter und ihre Bedürfnisse werden zunehmend in den Vordergrund gestellt.

Das  spiegelt sich auch in modernen Intranets wider. Diese haben – insbesondere weil Teams oft gar nicht mehr unbedingt in einem Raum oder Gebäude zusammenkommen – mehr und mehr auch die Aufgabe zu übernehmen, den Mitarbeitern eine gute sogenannte Employee Experience zu liefern. Hinter diesem Begriff (übersetzt so viel wie „Mitarbeiter-Erfahrung“) verbergen sich alle Erfahrungen, die ein Mitarbeiter mit seinem Arbeitgeber macht, vom ersten Kennenlernen bis zum Ausscheiden aus dem Unternehmen.

Aufgaben, die ein modernes Intranet daher abdecken sollte, sind

• Wissen zentralisiert abspeichern und einfach zugänglich machen (Datenbank)
• Kommunikation (alle miteinander verbinden, Informationsfluss ermöglichen und beschleunigen)
• Interaktion möglich machen (wechselseitige Kommunikation, nicht nur Top-down)
• Services anbieten (z.B. Urlaubsmanagement, Einsatzplanung, Zeiterfassung, Krankmeldungen – was wiederum für das Unternehmen auch zu hohen Kosteneinsparungen führen kann)

In jüngster Zeit findet die eigentliche Kollaboration an konkreten Aufgaben oder Projekten aber oft über andere Tools statt, für die das Intranet dann lediglich das Eingangstor darstellt.

So greifen immer mehr Unternehmen zusätzlich zu einer Intranetlösung für die Kooperation an Projekten auf Tools wie MS Teams oder auch Slack zu, bei denen eine parallele Arbeit an Dokumenten (bei MS Teams z.B. über Word, Excel, Powerpoint…) und deren zentrale Ablage (Sharepoint) möglich ist.

Der Fokus des Intranets kann dann mehr auf die Reichweite und vor allen Dingen die Personalisierung, also die spezifischen Bedürfnisse jedes Mitarbeiters, gelegt werden.

Moderne Technologien ermöglichen heute das Ineinandergreifen beider Systeme.