Gewinner 2023 ist die Helfrich Ingenieure Projektierungsgesellschaft mbH aus Bad Kissingen. Mit herausragenden Bewertungen im Innovations- und Kundenzufriedenheitsmanagement sowie hohen Punktzahlen in allen Bewertungskriterien sicherte sich das Büro Helfrich verdient den QualitätsPreis Planer am Bau 2023/2024.

Die weiteren ausgezeichneten Büros sind in alphabetischer Reihenfolge: cadbauteam Büro für Baukonstruktion aus München, Fischer Planen und Bauen GmbH aus Feucht, G-TEC Ingenieure GmbH aus Siegen, IBP Ingenieure GmbH aus München, Ingenieurgesellschaft Dr. Ing. Nacken mbH aus Aachen, kplan AG aus Siegen, Pape Architekten AG aus Herford sowie Projektmanagement Rostock GmbH aus Rostock.

Fünf Prüfungskategorien

Das QualitätsManagement der Planungsbüros wurde anhand von verschiedenen Kriterien in fünf Kategorien bewertet, mit denen die Büros ein besonders gut funktionierendes und innovatives QM-System nachgewiesen haben: Qualitätsmanagement (allgemein), Innovationen & Digitalisierung, Kundenzufriedenheits-, Verbesserungs- und Wissensmanagement. Abgefragt wurden unter anderem Themen wie: Wie werden die Ziele des Büros „von oben nach unten“ gelebt? Wie wird sichergestellt, dass Kunden einen größtmöglichen Nutzen erhalten? Wie verbessert sich das Büro kontinuierlich? Wie gewährleistet das Büro eine systematische und zweckmäßige Fort- und Weiterbildung? Wie wird Wissen übergeben, wenn z.B. Mitarbeiter ausscheiden?

Eine Jury, die mit dem QualitätsStandard Planer am Bau bestens vertraut ist, hat die eingegangenen Bewerbungen bewertet:

• Dr.-Ing. Hermann Hütter,
  Hochschule für Technik, Karlsruhe

• Dipl.-Ing. Olaf Seiche,
  Regional Business Field Manager  "Customized Services",
  TÜV Rheinland Cert GmbH, Köln

• -Volkswirt Günter Göbel,
  Chefredakteur Planungsbüro professionell, Würzburg
• Dr.-Ing. Dipl.-Kfm. Thomas Benz,
  Hochschule für Technik Stuttgart

„In diesem Jahr haben sich nochmals mehr Büros um den Preis beworben als 2021. Auf insgesamt hohem Niveau war das Rennen diesmal knapp.“ resümiert Dr.-Ing. Knut Marhold vom QualitätsVerbund Planer am Bau.

Erfolg ist eine Frage der Haltung

Ein Highlight der Veranstaltung war der Festvortrag „Erfolg ist eine Frage der Haltung“ von Britta Heidemann (Weltmeisterin, Europameisterin und Olympiasiegerin im Degenfechten). Sie hatte neben jeder Menge Motivation auch zwei Fechtausrüstungen und eine Fechtstation im Gepäck, an denen sich die Teilnehmenden messen konnten, was fast alle mit viel Spaß auch getan haben. Neben den QualitätsPreis-Siegern erhielten auch die TOP-10 im Degenfechtwettbewerb ein Buch der Weltmeisterin.

Netzwerk erstklassiger Planungsbüros

Der QualitätsVerbund Planer am Bau ist nicht nur der QualitätsStandard für Architektur- und Ingenieurbüros – er fördert auch die Vernetzung von Planern aller Fachrichtungen. So gab es auch auf der Preisverleihung nach der „Pflicht“ die Kür – beim Get-together wurden viele Gedanken und Ideen ausgetauscht, auch abseits vom QM…

Hintergrund ist ein seit 2019 gegen Deutschland anhängiges Vertragsverletzungsverfahren. Damit sind ab sofort alle Architekten- und Ingenieurleistungen sowie alle Leistungsbilder der HOAI für ein Projekt zu addieren und am Schwellenwert von 215.000 € gemessen werden. Nahezu jeder öffentliche Auftrag für Architekten und Ingenieure wird somit europaweit ausgeschrieben werden müssen.

Aufwändigere Bewerbungen und Prüfungen

Die Verfahren werden sowohl für die Auftraggeber wie für die Auftragnehmer deutlich aufwändiger und auch erheblich mehr Zeit in Anspruch nehmen. Insbesondere die Kommunen als größte öffentliche Auftraggeber werden hiermit aufgrund fehlender Kapazitäten oftmals überfordert sein, worauf auch die Kommunalen Spitzenverbände hingewiesen haben.

Konkret zu befürchtende Auswirkungen des Beschlusses:

• Künftig nahezu alle öffentlichen Planungsaufgaben müssen nach den Regeln des EU-Rechts vergeben werden – mit der Folge, die Kommunen als öffentliche Auftraggeber über ihre Kapazitätsgrenzen zu belasten.
• Die Verfahren werden sowohl für Auftraggeber sowie Auftragnehmer inhaltlich und zeitlich aufwändiger – das wird zu zusätzlichem zeitlichem Verzug bei dringend anstehenden Bauprojekten führen.
• Eine vermehrte Vergabe an General- oder Totalunternehmer wird einschneidende Folgen für die mittelstandsgeprägte Planungswirtschaft haben.

QualitätsManagement als Bewertungs-Kriterium

Wenn der Leistungswettbewerb erhalten bleiben soll, was zumindest offiziell so sein soll, werden die öffentlichen Auftraggeber – auch um sich bei der Geeignetheit-Prüfung der Bieter zu entlasten – höhere Kriterien an die Geeignetheit von Bewerbern knüpfen. Dies könnte zum Beispiel durch Vorlage eines (zertifizierten) QualitätsManagement-Systems geschehen. Aktuell berichten bereits viele Planungsbüros, dass in VgV-Ausschreibungen vermehrt QM-Nachweise gefordert werden.

Mehr Produktivität durch strukturierte Büroorganisation

Künftig wird vermutlich (trotz aller Leistungswettbewerb-Versprechen) noch mehr über den Preis gehen. Um in diesem Preiskampf zu bestehen und trotzdem noch schwarze Zahlen zu schreiben, gibt es für Büros eigentlich nur einen Weg: Sie müssen die Arbeitsproduktivität erhöhen, noch effizienter arbeiten. Dafür ist ein gelebtes QM-System mit klaren Strukturen die beste Grundlage.

Das vom TÜV Rheinland vergebene QualitätsZertifikat Planer am Bau ist ein branchenspezifischer QM-Standard für Architektur- und Ingenieurbüros.

Der QualitätsStandard Planer am Bau hilft, Überlastungen zu reduzieren, Suchzeiten zu verringern, Fehler zu vermeiden. Die praxisorientierten und bewährten Standards wurden speziell für Architekten und Ingenieure entwickelt – von Planern für Planer. Und das ohne großen Formalismus – kostengünstig, konkret, schlank. Und als i-Tüpfelchen erhalten Büros auf Wunsch nach erfolgreicher Prüfung das anerkannte TÜV-QualitätsZertifikat Planer am Bau.

Diese Möglichkeit bieten die Erfahrungsaustausch-Kreise (kurz: ERFA) von Planer-am-Bau-Mitgründer Dr. Knut Marhold. Gemeinsam mit seinem Partner Dr. E. Rüdiger Weng hat er vor über 20 Jahren den ersten ERFA-Kreis für (alle) Planer am Bau gegründet. Aktuell gibt es vier Kreise, heute von Knut Marhold alleine moderiert.

Glaubwürdiger als jeder Zeitungsartikel, lebendiger als jedes Fachbuch und kostengünstiger als ein kompletter Beraterstab – so lassen sich die Vorteile des unternehmerischen Erfahrungsaustauschs beschreiben.

Moderierter Erfahrungsaustausch mit Kollegen

Andere Wege und Lösungen kennen lernen, die jeweiligen Stärken herausarbeiten, nicht die gleichen Fehler machen, Tipps und Tricks aus der Praxis für die Praxis erhalten – und das Beste im eigenen Büro umsetzen. Diesen Nutzen bietet der moderierte Erfahrungsaustausch mit Unternehmerkolleg:innen.

Kontinuierliche Verbesserung mit dem ERFA-Kreis

Die Idee der Erfahrungsaustausch-Kreise basiert darauf, dass alle Bauplanungsbüros ähnliche Probleme haben, die Lösungsansätze und -erfolge von Büro zu Büro aber unterschiedlich sind.

Geben und Nehmen unter Kollegen

Der ERFA-Gedanke besteht nun darin, durch Offenlegen eigener Lösungen voneinander zu profitieren und sich gegenseitig zu helfen. Jedes ERFA-Mitglied erhält Anstöße und Ideen für den eigenen „kontinuierlichen Verbesserungsprozess“ (KVP). Das ist preisgünstiger und mindestens so effektiv, als wenn man das bürointern (im eigenen Saft) oder mit einem externen Unternehmensberater erarbeitet hätte.

Man vergleicht sich (Benchmarking), lernt voneinander und setzt dann das Beste im eigenen Unternehmen um (Best Practice) – und erreicht so einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP).

Dabei zeigt die langjährige Erfahrung: Am meisten für die betriebliche Praxis bringt der Erfahrungsaustausch in institutionalisierten Arbeitskreisen. Das sind Kreise mit 10 bis maximal 15 Büros, die von Dr.-Ing. Knut Marhold geleitet bzw. begleitet werden. Mitveranstalter ist das IWW-Institut. Die ERFA-Kreise treffen sich in der Regel zwei Mal pro Jahr für eineinhalb Tage an wechselnden Orten.

Die in den Kreisen behandelten Arbeitsthemen bestimmen die Teilnehmer jeweils im Vorfeld der Treffen sowie spontan. Sie reichen von der Büroorganisation über Auftragsbeschaffung, Social Media oder Projektpräsentationen bis zu BIM und betriebswirtschaftlichen Bürokennzahlen oder Bürovergleichen.

Zehn Spielregeln für ERFA-Kreise

Auch ein loser Zusammenschluss wie ein ERFA-Kreis kommt nicht ohne Regeln aus. Diese könnte man auch als Qualitätssiegel verstehen. Die „zehn Gebote“ für ERFA-Kreise lauten:

1. Sympathie: Ein Erfahrungsaustausch-Kreis lebt von seinen Mitgliedern. Die „Chemie“ unter den Teilnehmern und zum Moderator muss also stimmen. 2. Vertrauen: Basis für eine erfolgreiche Zusammenarbeit ist das volle gegenseitige Vertrauen. Um dies zu gewährleisten, darf es keine Konkurrenz-Situation unter den Mitgliedern geben. Neue Kandidaten werden daher nur in den ERFA-Kreis aufgenommen, wenn alle Mitglieder ohne Vorbehalte zustimmen. 3. Engagement: Der Erfahrungsaustausch lebt vom Geben und Nehmen. Offenheit, Engagement und die Bereitschaft, sich voll in die Gruppenarbeit einzubringen, sind die elementaren Voraussetzungen für jeden Teilnehmer. 4. Offenheit: Nur wenn alle Karten offen auf den Tisch gelegt werden, können die anderen Mitglieder den Nutzen einer Maßnahme nachvollziehen. Die Praxis zeigt, dass gerade der Austausch von „Insider- Informationen“ ein wesentlicher Erfolgsfaktor für die ERFA-Arbeit ist. 5. Hilfsbereitschaft: Ziel der ERFA-Kreise ist es, Hilfe zur Selbsthilfe zu geben. Und zwar nicht nur bei den eigentlichen Treffen, sondern auch darüber hinaus im unternehmerischen Alltag. 6. Ehrlichkeit: Erfolgsgeschichten sind leichter zu erzählen als Pannenstorys. Um für alle einen gewinnbringenden Erfahrungsaustausch zu ermöglichen, sollten die Teilnehmer auch den Mut besitzen, über Fehler und negative Erlebnisse zu sprechen. 7. Teilnahme: Um eine umfassende Diskussion zu ermöglichen, solltenimmer alle Mitglieder an den Sitzungen teilnehmen. Wer nicht kommt, muss deshalb trotzdem die Tagungsgebühr zahlen. 8. Fairness: Die beteiligten Unternehmen verpflichten sich, keinem anderen Büro die Mitarbeiter abzuwerben. 9. Selbstbestimmung: Die Teilnehmenden legen selbst fest, wie oft Treffen stattfinden und wie lange sie dauern. 10. Zusammensetzung: Vertrauen wird zwischen den Teilnehmenden und nicht zwischen den teilnehmenden Unternehmen aufgebaut. Daher ist es wichtig, dass sich der Personenkreis möglichst immer gleich zusammensetzt.

"Es ist hocheffektiv, sich mit Kollegen aus quer durch Deutschland austauschen zu können, ohne befürchten zu müssen, sich die Kunden gegenseitig abzuwerben.“
Dipl.-Ing. Robert Wiehofsky, Geschäftsführer PODUFAL – WIEHOFSKY Generalplanung GmbH, Löhne

Weitere Informationen zu den ERFA-Kreisen für Architektur- und Ingenieurbüros: www.bau-erfa.de

Für die Phase 6.1 der DIN 14675 – und diese ist für Planer ausreichend – gilt weiterhin, dass lediglich der Nachweis eines QM-Systems erforderlich ist. Auch wenn es von fast allen Zertifizieren gerne anders dargestellt wird, gilt: „eines“ QM-Systems, nicht der ISO 9001!

Uneingeschränkte Anerkennung durch TÜV Rheinland und VdS Schadenverhütung

Deshalb erkennen seriöse Zertifizierer wie der TÜV Rheinland oder die VdS Schadenverhütung eine Zertifizierung nach dem QualitätsStandard Planer am Bau für die Phase 6.1 auch uneingeschränkt an (ohne zusätzliche Prüfung eines QM-Handbuchs o.ä.). Entsprechende Bestätigung liegen vor und können unter https://planer-am-bau.de/artikel/din-14675-anerkennung-qualitaetszertifikat-planer-am-bau-fuer-die-brandmeldeanlagen-norm eingesehen werden.

Anerkennung für Phase 6.2 in Vorbereitung

Für die Phase 6.2 sieht es (noch) etwas anders aus. Hier wäre aktuell tatsächlich noch ein ISO-9001-Zertifikat erforderlich. Das resultiert aus einer Zeit, als der Normenausschuss noch keine Kenntnis von der branchenspezifischen Planer-am-Bau-Zertifizierung hatte und sich daher nur an der ISO 9001 orientieren konnte. Der QualitätsVerbund steht aber mit dem DIN Normenausschuss Feuerwehrwesen (FNFW) in Kontakt. Hier ein Auszug aus dem Mailverkehr mit Projektleiter Bastian Krämer vom Normenausschuss:

FNFW (14.6.21): Wenn das Zertifikat, nach Ihrer Aussage, die gleichen Punkte erfüllt und vergleichbar ist mit ISO 9001, dann kann dieses Zertifikat als Nachweis für Anforderungen der Norm verwendet werden. So steht in DIN 14675-2:2020-01, 5.1: „Ferner ist von der Fachfirma ein geeignetes Qualitätsmanagement nachzuweisen.“ Und „[…] ist als Nachweis eines geeigneten Qualitätsmanagements die Vorlage einer dokumentierten Information […] ausreichend.“ Ausschlaggebend ist hier die Formulierung „geeignet“.

QV_PaB (1.9.21): Für uns ist es unverständlich, dass nur die ISO 9001 für die Phase 6.2. zugelassen wird. Als die DIN 14675 ins Leben gerufen wurde, gab es nur die ISO 9001. Jetzt gibt es auch das TÜV Rheinland QualitätsZertifikat Planer am Bau, das ganz sicher den Anforderungen der Phase 6.2 entspricht. Wir bitten Sie, das in Ihrem Ausschuss zu prüfen und bei positiver Bewertung die Norm anzupassen.

FNFW (1.9.21): Sie haben definitiv recht. Wir werden diesen Punkt bei der Überarbeitung mit berücksichtigen, sodass klar ersichtlich wird, dass auch andere Zertifikate angewendet werden können solange sie die Anforderungen der Norm erfüllen.

Damit wird deutlich, dass bei der nächsten Überarbeitung der DIN 14675 über eine Anerkennung des QZ_PaB bzw. mindestens „anderer geeigneter Zertifikate“ gesprochen wird.

Entsprechende Presseberichte, Zitate und die o.g. Bestätigungen können unter https://planer-am-bau.de/artikel/din-14675-anerkennung-qualitaetszertifikat-planer-am-bau-fuer-die-brandmeldeanlagen-norm eingesehen und heruntergeladen werden..

Der QualitätsVerbund Planer am Bau berät seit 2007 Architektur- und Ingenieurbüros bei der Einführung eines QualitätsManagement-Systems nach dem durch den TÜV Rheinland geprüften QualitätsStandard Planer am Bau. Dieses von Architekt:innen und Ingenieur:innen mit entwickelte QualitätsZertifikat ist ein branchenspezifisches, schlankes QM-System für Bauplaner. Da es sich um ein anerkanntes QM-System handelt, wird es auch von öffentlichen Auftraggebern bundesweit anerkannt. Initiatoren sind die erfahrenen Bauingenieure Dr.-Ing. Knut Marhold und Dr.-Ing. E. Rüdiger Weng, seit 2018 unterstützt Prof. Dr.-Ing. Dipl.-Kfm. Thomas Benz das Team.

www.planer-am-bau.de

Die mittels MS-Forms durchgeführte Befragung kann zwar aufgrund des Rücklaufs nicht als repräsentativ gewertet werden, zeigt aber exemplarisch, dass ein QualitätsManagement-System nach dem durch den TÜV Rheinland zertifizierten Standard Planer am Bau z.B. bei großen Industrieunternehmen wie Bayer, Bosch Rexroth, EnBW, Henkel, Lufthansa, Mercedes-Benz, Schaeffler, Siemens sowie bei öffentlichen Auftraggebern wie z.B. städtischen Gesellschaften anerkannt wird.

Wichtig ist, dass keines der an der Umfrage teilnehmenden Architektur- und Ingenieurbüros (Fachgebiete der Teilnehmenden: Architektur, Bauphysik, Brandschutz, Infrastruktur/Tiefbau, Projektmanagement, TGA, Tragwerksplanung, Vermessung) Probleme mit der Anerkennung hatte (Kundengruppen: Automobilindustrie, Bauunternehmen, Chemieindustrie, Energiewirtschaft, Holzindustrie, Immobilienwirtschaft, Medizintechnik, Metallindustrie, Öffentliche Hand, Speditionen). Zudem scheint sich ein Trend einzustellen, dass ein (zertifiziertes) QualitätsManagement zwar von allen Bauplanungs-Kunden akzeptiert wird, aber immer seltener ein QM-Zertifikat explizit gefordert wird. Das mag an den hohen formalen Anforderungen an eine sachliche Begründung einer solchen Forderung insbesondere bei VgV-Verfahren liegen.

Es bleibt festzuhalten, dass ein eingeführtes QualitätsManagement nach dem Standard Planer am Bau neben den internen Vorteilen einer verbesserten Büroorganisation auch in der Außendarstellung gegenüber potenziellen Auftraggebern punktet.

„Die Grundlage unseres Erfolgs sind Kostensicherheit und Termintreue.“ Das sagt Ingenieurin Marie Erfurt, die zusammen mit ihrem Vater, Bauingenieur Ronny Erfurt, und dem Architekten Dirk Westpfahl die Geschäfte von „phase 10“ leitet. Gleichzeitig sticht das Ingenieur- und Planungsbüro in Freiberg bei Dresden durch seine Bereitschaft hervor, Neuland zu betreten. Ein Beispiel ist das Bunkerprojekt in Hamburg, ein anderes das eigene Büro, die preisgekrönte „Innovationswerkstatt“ mitten in der Altstadt von Freiberg. Im letzten Podcast von Bauingenieur Ronny Erfurt ging es um die technischen Voraussetzungen für Flugtaxis in Sachsen. Bislang hat das Büro dazu zwar nur eine Studie erstellt, doch die Begeisterung für Innovationen in Kombination mit einem realistischen Blick auf die Umsetzbarkeit hatten auch in der Vergangenheit schon Wege geebnet.

Das Team der phase 10 Ingenieur- und Planungsgesellschaft mbH umfasst heute 40 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Die meisten von ihnen arbeiten in Freiberg, kleinere Teams im nahegelegenen Dresden, in Leipzig und in Hamburg. Das Büro übernimmt alle neun Leistungsphasen der HOAI. „Neun Phasen plus Phase 10, das besondere Etwas“, erläutert Marie Erfurt. „Daher unser Name. Wir wollen unsere Auftraggeber nicht nur zufriedenstellen, sondern begeistern.“

Von der Bauleitung zu 10 Leistungsphasen

Als Bauingenieur Ronny Erfurt 1994 das ERFURT-Ingenieurbüros gründete, hatte er zunächst vor allem Bauleitungen im Blick. Doch um Kosten und Termine sicherzustellen ist es in der Bauleitung oft schon zu spät. Nach und nach wurde das Portfolio erweitert, das Team wuchs. 2008 stieß der Architekt Dirk Westpfahl zum Führungsteam, 2010 wurde das Büro in „phase 10“ umbenannt.

„2017 haben wir mit der Einführung des QM-Standards Planer am Bau einen weiteren Meilenstein erreicht“, sagt Marie Erfurt. Zu dem Zeitpunkt war das Büro auf 25 Beschäftigte angewachsen, alle wurden in die Ausformulierung des QM-Standards einbezogen. „Von der Klausurtagung, als das Ganze in Rollen gebracht wurde, wird heute noch erzählt“, sagt Marie Erfurt. Gemeinsam reflektierte das gesamte Team die Abläufe und Strukturen im Büro, definierte Standards und hielt sie schließlich im QM-Handbuch fest. Alle standen von Anfang an hinter der Einführung des QM-Standards. Marie Erfurt wundert das nicht:

„Jeder ist zufriedener, wenn er effektiv und strukturiert arbeiten kann.“

Vor allem helfe die einheitliche, schriftlich definierte Struktur neuen Kolleginnen und Kollegen, sich schneller zurechtzufinden. Eine Onboarding-Liste erleichtert die Einarbeitung zusätzlich. Und neue Kollegen wurden nun dringender denn je gebraucht. Kurz nach der QM-Zertifizierung wurde phase 10 mit dem Umbau des Bunkers St. Pauli beauftragt: Planung, Bauausführung und Bauüberwachung des fünfstöckigen Erweiterungsbaus auf dem Dach mit Hotel und einem Bergpfad, der sich vom Sockel des Bunkers bis zum Landschaftspark hoch über Hamburg zieht. Das Planungsbüro wuchs innerhalb kurzer Zeit von 25 auf 40 Beschäftigte. „Ohne Qualitätsmanagement wäre das kaum zu leisten gewesen“, meint Marie Erfurt.

„Das QM spart viel Zeit bei der Einarbeitung von neuem Personal.“

Weitere Großprojekte folgten, darunter der Bau des Fußballstadions für den FC Erzgebirge Aue bei laufendem Spielbetrieb. „Der Bau von Eventgebäuden ist jedoch nur eines unserer Standbeine“, betont Marie Erfurt. „Wohn- und Gewerbebauten gehören ebenso dazu wie öffentliche Gebäude. Auch das Bauen im Bestand ist für uns ein wichtiges Thema.

Ob KiTa, Wohnhaus oder Sportstadion, ob Entwurfsplanung oder Bauüberwachung – Grundlage der Zusammenarbeit ist immer das QM-Handbuch von Planer am Bau mit den individuell an die Bedürfnisse von phase 10 angepassten Regelungen. Alle zwei Monate trifft sich das gesamte Team von phase 10 zur Qualitätsbesprechung. In dieser Runde kommen auch Verbesserungsvorschläge auf den Tisch. Das betrifft zum Beispiel die Checklisten zu den einzelnen Leistungsphasen, manchmal auch Kleinigkeiten wie den E-Mail-Betreff. „Der Umgang mit Fehlern und Reklamationen ist für ein funktionierendes QM essenziell“, findet Marie Erfurt:

„Qualitätsmanagement ist Verbesserungswesen.“

Im Schulungsplan, ebenfalls Bestandteil des QM-Handbuchs, wird nicht nur festgelegt, wie häufig die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an Weiterbildungen teilnehmen, sondern auch, wie der Wissenstransfer im Büro sichergestellt wird. Wer an einer Qualifizierung teilgenommen hat, ist angehalten, den Lehrgang zu bewerten und sein frisch erworbenes Wissen bei den zweimonatigen QM-Besprechungen in einem zehnminütigen Abriss an die Kollegen weiterzugeben.

Bei der Umsetzung des QM-Standards greift das Team von phase 10 auf das Online-Tool „Smart Sheet“ zurück. Damit kann auch der externe Zugriff auf Pläne, Protokolle und Termine ermöglicht werden. „Für uns ist das sehr praktisch, damit alle immer auf dem aktuellen Stand sind. Sogar bei der Verwaltung von Akquise-Projekten haben wir damit gute Erfahrungen gemacht“, berichtet Marie Erfurt.

Erfahrungsaustausch im ERFA-Kreis

Um auch außerhalb des Büros neue Anregungen zu finden, nimmt die Geschäftsführung regelmäßig am ERFA-Kreis Planer am Bau teil. „Den Erfahrungsaustausch zwischen den Büros empfinde ich als ungeheuer wertvoll“, begeistert sich Marie Erfurt. „In keinem anderen Netzwerk gibt es einen so vertraulichen Austausch. Wir haben ähnliche Anliegen, können Lösungsansätze diskutieren, voneinander lernen. Diese Treffen möchte ich auf keinen Fall missen.“

Fünf Prüfungskategorien

Die Qualitätsmanagementsysteme der Planungsbüros werden anhand von verschiedenen Kriterien in fünf Kategorien bewertet: Qualitätsmanagement (allgemein), Innovations-, Kundenzufriedenheits-, Verbesserungs- und Wissensmanagement. Abgefragt werden unter anderem Themen wie: Wie werden die Ziele des Büros „von oben nach unten“ gelebt? Wie wird sichergestellt, dass Kunden einen größtmöglichen Nutzen erhalten? Wie verbessert sich das Büro kontinuierlich? Wie gewährleistet das Büro eine systematische und zweckmäßige Fort- und Weiterbildung? Wie wird Wissen übergeben, wenn z.B. Mitarbeiter ausscheiden?

Die Bewertung wird durch eine Jury vorgenommen, die mit dem QualitätsStandard Planer am Bau bestens vertraut ist:

• Dr.-Ing. Hermann Hütter, Hochschule für Technik, Karlsruhe (u.a. Lehrveranstaltung QM-Systeme)
• -Ing. Olaf Seiche, Prokurist TÜV Rheinland Cert GmbH und LGA InterCert GmbH, Köln
• -Volkswirt Günter Göbel, Chefredakteur Planungsbüro professionell, Würzburg
• Dr.-Ing. Dipl.-Kfm. Thomas Benz/Dr.-Ing. Knut Marhold/Dr. rer. sec. Michael Pospiech/Dr.-Ing. Dipl.-Wirtsch.-Ing. E. Rüdiger Weng, QualitätsVerbund Planer am Bau, Dürnau (gemeinsam 1 Stimme)

Teilnehmen lohnt sich

Das Sieger-Büro erhält eine hochwertige repräsentative Glasstele „QualitätsPreis“ mit TÜV-Logo. Alle qualifizierten Büros bekommen eine repräsentative Urkunde mit TÜV-Logo sowie ein Preis-Logo zur Verwendung auf ihrer Internetseite und in ihrer E-Mail-Signatur. Durch einen Sieg erhöht sich zudem der Bekanntheitsgrad des Büros durch die professionelle Presse- und Öffentlichkeitsarbeit zur Verleihung seitens des TÜV Rheinland und des QualitätsVerbunds Planer am Bau. Außerdem wird die Motivation der Mitarbeiter für Qualitätsmanagement und Verbesserungsprozesse im Büro gestärkt.

Der QualitätsPreis hat nicht nur als Aushängeschild neben der eigentlichen Zertifizierung Vorteile für die Büros und deren Mitarbeiter, sondern auch für deren Kunden. Klare Strukturen, Fehlervermeidung, Qualitätssicherung – nicht nur zertifiziert, sondern darüber hinaus ausgezeichnet. Das spricht für jedes Büro und ist aussagekräftiges Argument bei der Kundengewinnung und Kundenbindung.

So nehmen Architektur- und Ingenieurbüros teil

Den Teilnahmeantrag mit Bearbeitungshinweisen können sich die Architektur- und Ingenieurbüros unter www.planer-am-bau.de/qualitaetspreis herunterladen. Anmeldeschluss ist der 17. September 2023.

Der Preis wird am 16. November 2023 in Köln in den Räumen des TÜV Rheinland in Köln übergeben.

Von Freitagmittag bis Sonntagmittag treffen sich Büros mit Praktikern und Hochschule zu einem arbeitsintensiven Online-Wochenende.

Das Ziel des – normalerweise persönlichen – Wochenendes ist, Architektur- und Ingenieurbüros zur Umsetzung – insbesondere zur Erarbeitung Ihres QM-Handbuchs – eine professionelle und unter Kosten-Nutzen-Gesichtspunkten optimierte Hilfestellung anzubieten. Dazu kooperiert der QualitätsVerbund mit der Hochschule Karlsruhe. Unter der Leitung von Professor Dr.-Ing. Hermann Hütter – Studiendekan für den Masterstudiengang Baumanagement mit den Lehrgebieten Projektmanagement, Qualitätsmanagement, Baukostenplanung/Projektentwicklung –, Dr.-Ing. Knut Marhold, Dr. rer. sec. Michael Pospiech und Dr.-Ing. E. Rüdiger Weng helfen von Freitag bis Sonntag QM-erfahrene Studenten des laufenden Semesters den Teilnehmern bei der Erarbeitung ihres QualitätsManagement-Handbuchs. So werden die wesentlichen und zeitaufwändigsten Teile des erforderlichen QM-Handbuchs zum Erhalt des TÜV QualitätsZertifikats Planer am Bau druckreif ausgearbeitet. Schneller und kostenoptimierter geht es nicht.

Win-Win-Win

Das ist für alle Beteiligten eine Win-Win-Win-Situation: Der QualitätsVerbund kann den Planungsbüros ein kostengünstiges und effektives Unterstützungsinstrument anbieten. Die Büros haben neben der strategischen Beratung durch die Lehrgangsleiter kontinuierliche Hilfe durch gut auf das QM-Wochenende vorbereitete Studierende. Und die Studierenden bekommen an dem Wochenende intensiven Kontakt zu Praktikern und erleben das in der Lehre sonst eher „trockene“ QualitätsManagement höchst praxisorientiert.

Rückblick

Insgesamt gibt es immer überwiegend positive Rückmeldungen der Teilnehmenden und Studierenden zur Effizienz des virtuellen Klausurwochenendes – trotz des fehlenden persönlichen Dialogs, des „Schulterklopfens“, des gemeinsamen Biers abends an der Bar, des direkten Austauschs unter den Büros…

Stimmen der Büros zu den letzten Wochenenden:

• Das Wochenendseminar war, auch bzgl. der EDV, sehr gut organisiert. Es war arbeitsintensiv und hat sehr viel Spaß gemacht!
• kompakt, kompetent, gut organisiert
• In kurzer Zeit konnte das Grundgerüst gut erarbeitet, viele offene Punkte bewusst gemacht und ein Bewusstsein für Defizite geschafft werden.
• Vorab Dokumente (Volagen) sehr gut. Klare Struktur und Organisation erkennbar. Zeitplan wurde eingehalten.
• war ein erfolgreiches Wochenende
• Perfekt vorbereitete Inhalte haben uns eine professionelle Erstellung und Abwicklung des QMH ermöglicht.
• Durch die komprimierte Bearbeitung des Handbuchs an einem WE und die kompetente Betreuung durch die Studenten sind wir unerwartet schnell zu einem guten Ergebnis gekommen.
• Ein Wochenende, ein Team, ein „fertiges“ QM-Buch – Erfolgreiche Zusammenarbeit für die Zukunft.

Weng, Bau- und Wirtschaftsingenieur sowie Unternehmensberater, war auf dem Rückweg von einem seiner Beratungstermine. Im Stau fiel sein Blick auf einen mit diversen Gütesiegeln plakatierten LKW. „Wieso hat jede Pommesbude ein Zertifikat, aber Architektur- und Ingenieurbüros nicht?“, fragte er sich.

Als Ingenieur und Berater ist es E. Rüdiger Weng gewohnt, Probleme nicht nur zu identifizieren, sondern auch zu lösen. Nachdem seine Recherchen ergeben hatten, dass es tatsächlich kein spezielles Qualitätszertifikat für Planungsbüros gab, besprach er die Idee mit Bau- und Marketing-Experte Dr.-Ing. Knut Marhold.

Die beiden waren sich bereits als Doktoranden an der Universität Wuppertal begegnet und hatten fortan immer wieder an den Schnittstellen von Ingenieurwesen und Marketing zusammengearbeitet.

Die gemeinsam präzisierten Ideen schilderten sie dann in einem Fachartikel in der Zeitschrift „Planungsbüro professionell“ und riefen zur Teilnahme an einem Workshop zu dem Thema auf – Chefredakteur Günter Göbel war schnell von der Idee überzeugt.

„Es hat uns alle mitgerissen“

Gleich beim ersten Treffen Anfang 2006 wurden Nägel mit Köpfen gemacht: Die Teilnehmer beschlossen, mit dem TÜV Rheinland zusammenzuarbeiten und ein Zertifikat für die erfolgreiche Implementierung eines Qualitätsmanagement-Systems für Planungsbüros zu kreieren. Auch Organisationsform und Name wurden festgelegt. Die Grundlagen für den „QualitätsVerbund Planer am Bau“ und das „QualitätsZertifikat Planer am Bau“ waren geschaffen.

Auch bei den Folgetreffen blieben alle mit am Ball – was bei dem begrenzten Zeitbudget von Planern keineswegs selbstverständlich ist. „Die Notwendigkeit eines solchen Zertifikats war einfach so deutlich, dass alle mitzogen“, vermutet Marhold. „Es hat uns alle mitgerissen.“

In den Folgetreffen erarbeiteten die Praktiker zusammen mit Unternehmensberater Weng, Marketingberater Marhold und Olaf Seiche vom TÜV die QM-Standards. „Die Mitarbeit von Praktikern bei der Festlegung der Standards zeichnet das QM-System Planer am Bau bis heute aus“, sagt Weng.

So legten die Praktiker Wert darauf, dass die Standards keine unnötigen bürokratischen Hürden aufbauen, die von zweifelhaftem Wert für den Unternehmensalltag wären. Dieses Vorgehen führte dazu, dass das QM-System Planer am Bau schlanker ist als andere Zertifizierungssysteme wie zum Beispiel die ISO 9001. Marhold bringt es auf eine einfache Formel: „Großer Nutzen bei geringen Kosten. Darauf achteten die Praktiker in den Planungsbüros nicht nur bei ihren Projekten.“

Das QM-System Planer am Bau entstand in Teamarbeit: Jeder bringt ein, was er kann. Auch das erste QM-Handbuch schrieb E. Rüdiger Weng gemeinsam mit einem Teilnehmer aus den Anfängen, dem Architekten Oliver Hofmann. Daraus wurde dann das erste Muster-QM-Handbuch, das seitdem immer weiter optimiert wird. Auch hier gilt: Weniger ist mehr! „Wir wollen nicht durch ein dickes Handbuch glänzen,“ erläutert Weng, „sondern durch eines, das in den Büros gelesen und gelebt wird.“

Die Gründungsmitglieder waren die ersten Büros, die sich im Juli 2007 mit dem QualitätsZertifikat Planer am Bau schmücken konnten. Nun ging es darum, mehr Büros für das QM-System zu gewinnen. „Am Anfang war das natürlich nicht einfach, wenn die Interessenten uns gefragt haben, wie viele denn schon dabei sind“, erinnert sich Knut Marhold.

Mitgliederschub durch Klausurwochenenden

Das änderte sich, als die Initiatoren gemeinsam mit Prof. Dr. Hermann Hütter von der Hochschule Karlsruhe – eines seiner Lehrgebiete ist das QualitätsManagement – sogenannte Klausurwochenenden einführten. Ursprünglich waren sie gedacht, um den Weg der Büros zur Zertifizierung zu beschleunigen. Unter der Anleitung von Marhold, Weng und Hütter sowie mit Unterstützung seiner Studierenden erarbeiten die Teilnehmer an nur einem Wochenende ihr individuelles QM-Handbuch. Die intensive Arbeitsatmosphäre an diesen Wochenenden, der Austausch von Praktikern, Experten und Studierenden reißt alle Teilnehmer mit. „Der Funke springt immer über“, freut sich Marhold. „Kein Einziger verlässt diese Wochenenden ohne die Überzeugung, dass unser System den Planeralltag tatsächlich erleichtern und verbessern kann.“ – „Und auch für uns selbst sind diese Wochenenden ein Highlight“, ergänzt Weng. „Sie motivieren uns immer wieder aufs Neue, weil sie uns zeigen, dass wir auf dem richtigen Weg sind.“

Mittlerweile sind über 370 Architektur- und Ingenieurbüros Mitglied im QualitätsVerbund Planer am Bau

„Trotz unserer Erfolge stehen wir erst noch am Ende der Entwicklung“, glaubt Weng. „Irgendwann wird das QualitätsZertifikat Planer am Bau das Gütezeichen im Planungswesen sein. So selbstverständlich wie eine TÜV-Plakette auf Elektrogeräten.“ Schon jetzt genießt das QualitätsZertifikat bei Industriekunden und öffentlichen Auftraggebern großes Ansehen und wird bei Ausschreibungen als Pluspunkt gewertet oder sogar explizit gefordert.

Auch kleineren Planungsbüro Chancen eröffnen

Bei allem Engagement für den QualitätsVerbund: Dr.-Ing. E. Rüdiger Weng und Dr.-Ing. Knut Marhold leben beide weiterhin von ihren Tätigkeiten als Unternehmens- bzw. Marketingberater für die Bauwirtschaft. Was motiviert sie über so lange Zeit? – „Zu sehen, dass wir den Büros tatsächlich weiterhelfen, und dass auch kleine Büros ein Zertifikat erwerben können. Auch den Einmann-Büros geben wir eine Chance. Es freut mich riesig, wenn dann ein Mitgliedsbüro eine Ausschreibung gewinnt, bei der es früher mangels Zertifikat aussortiert worden wäre“, sagt Weng. Und dann gibt es da noch den Traum eines jeden Architekten und Ingenieurs: „Wir haben etwas Nachhaltiges geschaffen. Das wird Bestand haben, auch noch nach unserer Zeit.“