Immer mehr Schulen stoßen dabei an ihre Grenzen, wenn sie die Inventarverwaltung weiterhin händisch mithilfe von Listen durchführen wollen. Daher steigen Schulen zunehmend auf eine Inventar-Software zur digitalen Verwaltung des Schulinventars um. Das Schweizer Unternehmen Timly Software AG stattet mit Ende 2022 bereits rund 100 deutsche Schulen mit seiner Inventar-Software aus.

Digitale Verwaltung von Schulinventar
Um den vollständigen Überblick über das Schulinventar zu behalten, ist eine Inventarisierungssoftware also sinnvoll. Sie verringert den Aufwand immens und bietet weitere nützliche Funktionen. Stadtverwaltungen und Schulleitungen behalten damit das Schulinventar immer im Blick. Sie können es bestimmten Lehrenden zuweisen und alle Informationen zum jeweiligen Gerät zentral und mobil abrufen. Mittels Barcode Scanner am Smartphone ist auch vor Ort in der Schule jedes Gerät identifizierbar und die erfassten Daten können eingesehen werden. An Updates und anstehende Wartungen erinnert ein integrierter Wartungsplaner.

Online-Inventarisierung nicht nur für Schulen
Die Inventarverwaltung in Schulen unterscheidet sich im Wesentlichen nicht stark von der in Wirtschaftsbetrieben. So verwaltet auch die ELIN GmbH ihr Inventar mit der Inventarisierungssoftware Timly. Das Gebäudetechnik-Unternehmen mit zahlreichen Standorten wie Graz, Wien und Linz hat eine enorme Menge an Betriebsmitteln. Mit der Software erfasst und verwaltet die Firma Werkzeug, Maschinen und Fahrzeuge digital. Damit erspart sie sich sehr viel Verwaltungsaufwand und hat alle Informationen nachvollziehbar dokumentiert. Mittels mobiler App sind die Daten von überall aus erreichbar. Ebenso wie in Schulen ist hierbei der Vorteil, dass durch den Online-Zugriff jeder zuständige Mitarbeiter flexibel damit arbeiten kann.

QR-Codes auf Schulinventar wie Laptops
Die Erfassung des Inventars erfolgt zu Beginn einmalig durch ein QR-Code-Etikett am jeweiligen Gerät. Dieses wird dann katalogisiert und kann von nun an wieder abgerufen werden. So behält man den vollständigen Überblick über das Schulinventar: Wo ist das gesuchte Gerät? Welche Software ist installiert? Wann stehen Updates oder Lizenzverlängerungen an? Wer ist zuständig? – Das alles ist jederzeit einfach abrufbar.

Projekt „Digitale Schule“ ist machbar!
Leicht ist die Verwaltung des vermehrten digitalen IT-Inventars für Schulleitung und Stadtverwaltungen sicherlich nicht. Doch damit die Digitalisierung an Schulen weiter voranschreiten kann und unsere österreichischen Schulen dem internationalen Wettbewerb standhalten, muss der Verwaltungsaufwand verringert werden. Excel-Listen oder gar händische Aufzeichnungen zum Schulinventar können in modernen Schulen nicht mehr als Status Quo bestehen. Denn das Ziel muss letztlich auch sein, dass man sich nicht mit administrativen Tätigkeiten aufhält, sondern sich an den Schulen wieder aufs Lehren und Lernen konzentrieren kann.

Das digitale Produkt des Schweizer Startups "Timly Software" verbreitet sich derzeit auf Schulhöfen Deutschlands. Es handelt sich jedoch nicht um eine neue Social Media App, die Kinder und Jugendliche zum tanzen bringt, sondern eine Software die Lehrkräften und Schulleitungen das Leben einfacher macht.

Die digitale Inventarverwaltungssoftware Timly erlaubt es, den gesamten Besitz einer Schule mit wenigen Mausklicks zu inventarisieren und vollständig digital zu verwalten. Derzeit beschäftigen sich 100% aller deutschen Schulleiter damit, ihre Bestandslisten aufzuspüren und die Verwaltung des Inventars zu digitalisieren. Denn mit einer effizienten Software für die Inventarverwaltung können moderne Schulleitungen sehr viel Zeit im Verwaltungsaufwand sparen.

Brisanz (zu)spät erkannt: Der wachsende Bedarf an IT-Ressourcen während der Corona-Krise

Die Mühseligkeit bei der Digitalisierung von Bildungseinrichtungen in Deutschland ist schon länger in aller Munde. Zuerst gab es lange Zeit nicht genügend IT-Ressourcen, jetzt steigt die Anzahl der Lieferungen von IT-Geräten an Schulen rasant. Durch Förderprogramme will die Bundesregierung mehr Geld in die Digitalisierung stecken und die Schulen aufrüsten. Insgesamt werden dabei im Rahmen der Programme "DigitalPakt Schule" und "Corona-Hilfe I, II und III" mehr als 1,5 Milliarden Euro an Fördermittel vom Bund zur Verfügung gestellt.

Der digitale Schulbedarf wird immer größer – aber die Schul-Inventarverwaltung bleibt oft analog (z.B. in Papierordnern) oder semi-digital (z.B. via Excel-Listen). Dazu gehören insbesondere die Geräte, die für den Unterricht und Lernprozesse erforderlich sind. Gerade während der Coronakrise hat sich gezeigt, dass Schüler hier ungleiche Chancen zum effektiven Lernen haben, da unter den Schülern nur auf sehr unterschiedliche digitale Ausstattung zurückgegriffen werden kann.

Dies bringt einige Nachteile mit sich. Zum einen ist es demotivierend, wenn Lernprozesse durch technische Störungen unterbrochen werden. Ein weiteres Problem besteht im Mehraufwand an Verwaltungsarbeit für Lehrer und Schulleitung, da neben den Unterrichtseinheiten nun auch das Management von immer mehr Inventar zur alltäglichen Aufgabe von Schulleitung und Lehrern wird.

Die physische mit der online Welt verbinden: Schulen digitalisieren mit QR-Codes

Timly Software ist eine digitale Inventarverwaltungssoftware für Deutschlands Schulen. Mit ihr kann das gesamte Eigentum einer Schule digital verwaltet werden, basierend auf der QR-Code-Technologie. Dies umfasst sowohl bestehende als auch neue Gegenstände im Schuleigentum und ermöglicht der Schulleitung somit eine Erweiterung des Inventars, bei gleichzeitiger Zeitersparnis im Verwaltungsaufwand. Mit Timly lässt sich das gesamte Inventar einer Schule, ganz gleich ob Tisch, IT-Ressource, oder Bunsenbrenner in einem System intuitiv verwalten.

Der integrierte QR-Code-Scanner funktioniert so: das physische Eigentum einer Schule (z.B. ein Tablet) wird mit personalisierten Etiketten versehen, die individuelle Barcodes enthalten. Durch das Scannen des QR-Codes auf dem Etikett über ein herkömmliches Smartphone wird nicht nur der Standort des Gerätes erfasst, sondern ermöglicht es auch, gewisse Aktionen sofort durchzuführen. So können Schadensmeldungen, Zuweisung von Inventar auf bestimmte Personen, GPS-Standort, Terminplanungen für Unterricht, etc. ganz einfach durchgeführt werden.

Timly schafft für die Schulleitung mit der intuitiven Inventarverwaltung Software auf dem Desktop-PC einen Überblick über vorhandenes Inventar und ermöglicht so effizienteres Service- und Wartungsmanagement. So bringen öffentliche Einrichtungen endlich Licht ins (Verwaltungs-)Dunkel.

Die Zukunft der (digitalen) Bildungsbranche

Das Kernproblem ist momentan, dass keine zentrale Übersicht über die vorhandenen Geräte einer Schule (und deren weitere Standorte) besteht. Keiner weiß am Ende noch wer welches Inventar besitzt, wo und in welchem Zustand. Oder Geräte gehen kaputt, bzw. verloren und keiner ist zuständig. Eine weitere Folge ist, dass es zu fehlerhaften Nutzungsbeschreibungen kommt: Ein Lehrer schreibt beispielsweise einen Bildschirm als "durchgebrannt" in die Inventarliste, dabei war lediglich das Kabel defekt.

Genau diesen Problemen wirkt Timly durch die Digitalisierung von Prozessen entgegen. Diese können bei der digitalen Inventarverwendung und -verwaltung dezentral einfacher durchgeführt werden – genau dort, wo sich das Inventar befindet. In der Schulleitung fließen die Informationen zum Inventar dann in einem System zusammen, das die Daten intelligent steuert und präsentiert – 100% DSGVO-konform.

Der Schlüssel für die einfache Anwendung ist eine Kombination aus Desktop- (für die zentrale Verwaltung) und mobiler-Lösung (via QR-Code-Scan). Dies macht es für alle beteiligten Akteure – Lehrer, sowie Schüler – einfach die Geräte zuzuweisen, zu bewegen, auf Informationen zuzugreifen, oder weitere Aktionen durchzuführen.

Timly wird daher immer mehr in der öffentlichen Verwaltung eingesetzt – 2022 wird die Software des Schweizer Startups in knapp 100 Schulen in Deutschland und in der Schweiz im Einsatz sein. Und wer hat’s erfunden?

Hier geht’s zur Webseite der Timly Software – Inventarverwaltung für die Bildungsbranche

Mit seiner umfangreichen CRM-Software schafft Timly einen Mehrwert bei der Verwaltung von Inventar online (im Detail die Fragen: Welche Objekte und Geräte besitze ich eigentlich? Wo befinden sich diese, wer besitzt sie und in welchem Zustand?). So entsteht deutlich mehr Effizienz im Management von Objekten, Geräten, Maschinen, Fuhrpark, sowie Mitarbeiterzertifizierungen.

Innerhalb des ersten Jahres konnte Timly daher bereits viele namhaften Kunden von seiner Software-Lösung überzeugen.

Für diverse Branchen ergeben sich durch die Software einige Vorteile in den gängigen Alltagsprozessen. Neben der Beantwortung der Fragen rund um den Zustand der Geräte und Maschinen (inkl. Erfassung der Leistungsdaten), können vor allem essenzielle Compliance-Themen wie die Zertifizierungen der Mitarbeiter smarter abgedeckt werden. Timly stellt hierfür ein eigens-entwickeltes Personalmodul in der intuitiven Nutzungsoberfläche der Software bereit.

Wer ist für den Transport von Gefahrengut geeignet? Welcher Mitarbeiter muss welchen Spezialkurs absolvieren und wann findet der Auffrischungskurs statt? Wann steht die nächste Kran-, Gabelstapler-, oder Leiterprüfung an? Mit der Timly Software behalten Unternehmen immer den Überblick und gewinnen nebenbei durch die Datenhistorie eine 360° Übersicht.

Bewährt hat sich dies vor allem in der Baubranche (Werkzeugverwaltung) und der Logistikbranche, wo das Thema Compliance eine übergeordnete Rolle spielt. Die Resultate, welche sich bei den Kunden zeigen sind weniger Ausfälle und Verluste von Geräten und Maschinen, durch ein verbessertes Wartungs- und Servicemanagement, sowie eine gesteigerte Effizienz in den betrieblichen Verwaltungsprozessen, insbesondere des Sicherheitsund Qualitätsmanagements.

Für eine unverbindliche Online-Vorstellung der Software können Sie Timly kontaktieren. Schauen Sie einfach auf der Webseite vorbei: Inventarverwaltung