Ein unterschätztes Risiko

Identitätsverschleierung – von geschönten bis zu erfundenen Angaben zur Person – ist ein reales und wachsendes Risiko im Recruiting. Sie kann Betrug, Innentäterschaft oder Umgehung früherer Sperren verdecken. Validato behandelt die Identitätsprüfung deshalb als grundlegenden Baustein jeder Prüfung.

Der Identitätsabgleich

Am Anfang steht die Verifikation, dass die Person die ist, die sie zu sein vorgibt. Validato gleicht Identitätsangaben mit belastbaren Nachweisen ab und prüft deren Konsistenz. Widersprüche zwischen Dokumenten, Angaben und verifizierbaren Fakten werden sichtbar gemacht.

Konsistenzprüfung über Quellen

Verschleierung zeigt sich oft in Unstimmigkeiten: Zeiträume, die nicht zusammenpassen, Namensvarianten, die nicht erklärt sind, oder Angaben, die sich zwischen Quellen widersprechen. Validato führt diese Quellen zusammen und prüft sie auf Kohärenz. Ein einzelner Widerspruch ist ein Prüfpunkt, ein Muster ein Warnsignal.

Menschliche Bewertung

Nicht jede Abweichung bedeutet Täuschung – Namensänderungen durch Heirat oder Schreibvarianten sind legitim. Analystinnen und Analysten von Validato bewerten, ob eine Unstimmigkeit erklärbar oder verdächtig ist. Diese Einordnung durchläuft das Vier-Augen-Prinzip, bevor sie in den Bericht kommt.

Der Nutzen für Unternehmen

Unternehmen erhalten Gewissheit über die Identität ihrer künftigen Mitarbeitenden – eine Grundvoraussetzung für alle weiteren Prüfungen. Validato arbeitet dabei datenschutzkonform, mit Einwilligung und EU-gehostet, und macht Verschleierung sichtbar, ohne legitime Sonderfälle zu Unrecht zu verdächtigen.

„Jede Prüfung steht und fällt mit der Identität. Validato macht Verschleierung über Konsistenz sichtbar – und unterscheidet dabei sorgfältig zwischen Muster und harmloser Abweichung.“

— Reto Marti, Managing Partner, Validato

Warum der erste Blick täuscht

Moderne Fälschungen von Zeugnissen und Nachweisen sehen echt aus – Layout, Logos und Formulierungen wirken professionell. Eine oberflächliche Sichtprüfung reicht daher nicht. Validato setzt deshalb nicht auf den ersten Eindruck, sondern auf systematische Verifikation.

Verifikation an der Quelle

Der wirksamste Schutz gegen Fälschung ist der Abgleich mit der ausstellenden Stelle. Validato verifiziert Nachweise möglichst direkt bei der Institution oder autorisierten Verifikationsstelle. Ein perfekt gefälschtes Dokument scheitert an diesem Abgleich, weil die Quelle den Inhalt nicht bestätigt.

Musteranalyse

Fälschungen folgen oft erkennbaren Mustern: leicht abgewandelte Institutsnamen, nicht existierende Abschlussbezeichnungen, unstimmige Zeiträume oder nicht akkreditierte Anbieter. Validato achtet gezielt auf diese Auffälligkeiten und markiert sie zur weiteren Prüfung.

Bewertung statt Automatik

Nicht jede Auffälligkeit ist eine Fälschung, und nicht jeder fehlende Nachweis ein Betrug. Analystinnen und Analysten von Validato ordnen die Befunde ein und unterscheiden zwischen echter Manipulation und harmlosem Sonderfall. Diese Einordnung durchläuft das Vier-Augen-Prinzip.

Der Schutz für Unternehmen

Unternehmen werden so vor Einstellungen auf gefälschter Grundlage geschützt – mit ihren Haftungs- und Reputationsrisiken. Validato dokumentiert jeden Prüfschritt nachvollziehbar, datenschutzkonform und EU-gehostet. Credential Fraud wird sichtbar, bevor er Schaden anrichtet.

„Eine gute Fälschung übersteht den ersten Blick – aber nicht den Abgleich mit der Quelle. Genau dort setzt Validato an, statt sich auf den Eindruck zu verlassen.“

— Reto Marti, Managing Partner, Validato

Die Verlockung der Datenbank

Datenbankabfragen sind schnell und günstig – deshalb setzen viele Anbieter fast ausschliesslich auf sie. Validato nutzt Datenbanken ebenfalls, aber nie als alleinige Grundlage. Der Grund: Datenbanken können veraltet, unvollständig oder schlicht falsch sein.

Das Problem falscher Treffer

Ein Datenbanktreffer ist kein Beweis. Namensgleichklänge, veraltete Einträge oder Verwechslungen führen regelmässig zu Fehlalarmen. Wer sich allein auf die Datenbank verlässt, riskiert, eine Person zu Unrecht zu belasten. Validato fängt das ab, indem jeder Treffer bewertet wird.

Geprüfte Primärquellen

Wo immer möglich, gleicht Validato Angaben mit belastbaren Primärquellen ab – ausstellenden Institutionen, offiziellen Registern, autorisierten Verifikationsstellen. Die Herkunft jeder Information wird dokumentiert. So entsteht eine Faktenbasis, die belastbar ist und nicht nur wahrscheinlich.

Die menschliche Bewertung

Zwischen Fund und Bericht steht immer ein Mensch. Analystinnen und Analysten von Validato bewerten, ob ein Treffer relevant, aktuell und korrekt zugeordnet ist. Diese Bewertung durchläuft das Vier-Augen-Prinzip. So wird aus Rohdaten ein belastbares Ergebnis.

Was Unternehmen gewinnen

Unternehmen erhalten Prüfergebnisse, auf die sie sich verlassen können – ohne die Gefahr, auf einen falschen Datenbanktreffer eine Personalentscheidung zu stützen. Validato liefert diese Qualität EU-gehostet und ISO-27001-zertifiziert, als Standard für alle Kunden.

„Ein Datenbanktreffer ist ein Hinweis, kein Urteil. Validato prüft an der Quelle und lässt einen Menschen bewerten – erst dann ist ein Ergebnis belastbar.“

— Reto Marti, Managing Partner, Validato

Die Grundhaltung

Bei vielen Anbietern ist Sicherheit gestaffelt: Basisfunktionen im günstigen Tarif, echte Sicherheit erst gegen Aufpreis. Validato lehnt dieses Modell ab. Jedes Sicherheitsmerkmal gilt für jeden Kunden – unabhängig von Grösse oder Budget. Sicherheit ist kein Verkaufsargument für höhere Tarife, sondern Grundvoraussetzung.

Was zum Standard gehört

AES-256-Verschlüsselung, EU-Hosting auf eigener Infrastruktur, ISO-27001-Zertifizierung und das Vier-Augen-Prinzip gehören bei Validato zum Standard jeder Prüfung. Es gibt keine abgespeckte Variante, bei der eines dieser Merkmale entfällt. Wer bei Validato prüfen lässt, erhält das volle Schutzniveau.

Warum Staffelung riskant ist

Wenn Sicherheit vom Tarif abhängt, entstehen Lücken – gerade bei kleineren Kunden, die den Premium-Tarif scheuen. Bei sensiblen Personendaten ist das nicht vertretbar. Ein Datenschutzverstoss trifft die geprüfte Person unabhängig davon, welchen Tarif der Arbeitgeber gebucht hat. Validato schliesst diese Lücke durch einheitlichen Standard.

Fairer Zugang für den Mittelstand

Das Pay-per-Use-Modell von Validato sorgt dafür, dass auch mittelständische Unternehmen ohne Volumenlizenz vollen Zugang zu Enterprise-Sicherheit erhalten. Bezahlt wird pro Prüfung, nicht für ein Sicherheitspaket. So wird hochwertige Sicherheit breit verfügbar.

Der Vertrauensgewinn

Für Kunden bedeutet dieser Ansatz Klarheit: Sie müssen nicht abwägen, welche Sicherheit sie sich leisten können. Sie erhalten sie vollständig. Das schafft Vertrauen – bei den Unternehmen ebenso wie bei den geprüften Personen, deren Daten Validato schützt.

„Sicherheit gegen Aufpreis ist keine Sicherheit. Bei Validato gilt jedes Schutzmerkmal für jeden Kunden – der Datenschutz einer Person hängt nicht vom Tarif ihres Arbeitgebers ab.“

— Reto Marti, Managing Partner, Validato

Besonders augenfällig wird dieses Risiko bei Positionen, die formal an einen akademischen Titel gebunden sind – etwa in Medizin, Ingenieurwesen oder im Finanzbereich. Stellt sich nach der Einstellung heraus, dass der zugrundeliegende Abschluss von einer sogenannten Diploma Mill stammt, steht nach Einschätzung von Validato nicht nur die fachliche Eignung der betroffenen Person infrage, sondern auch die Sorgfaltspflicht des Unternehmens bei der Auswahl.

Der wirtschaftliche Schaden eines solchen Falls geht dabei laut Validato regelmässig über die reine Rückabwicklung des Arbeitsverhältnisses hinaus. Kundenbeziehungen, behördliche Zulassungen oder vertragliche Zusicherungen gegenüber Dritten können ebenfalls betroffen sein, wenn sich eine formale Qualifikation im Nachhinein als nicht existent erweist. Ein gefälschter Titel ist damit nach Beobachtung von Validato selten ein isoliertes Problem, sondern häufig der Ausgangspunkt eines deutlich umfassenderen Compliance-Falls.

Aus Sicht von Validato lässt sich dieses Risiko mit überschaubarem Aufwand deutlich reduzieren: durch eine strukturierte Education Verification vor Vertragsabschluss, die den Abschluss über offizielle Stellen wie Swiss ENIC validiert, statt sich auf das vorgelegte Dokument allein zu verlassen. Diese Prüfung sollte laut Validato konsequent für alle Positionen erfolgen, bei denen ein akademischer Abschluss formale Voraussetzung für die Tätigkeit oder Teil der vertraglich zugesicherten Qualifikation ist.

„Ein gefälschter Titel ist nicht nur ein Kündigungsgrund, er ist im schlimmsten Fall der Beginn eines Haftungsfalls, den ein Unternehmen sich mit einer einfachen Prüfung im Vorfeld hätte ersparen können", meint André Naef, CEO von Validato. Validato bietet die Education Verification als eines von 18 einzeln wählbaren Screening-Modulen auf einer ISO-27001-zertifizierten Plattform an, die sich gezielt auf Positionen mit formaler Ausbildungsvoraussetzung anwenden lässt, ohne dass dafür weitere Module gebucht werden müssen.

Die erste Frage

Bevor Validato irgendeine Angabe verifiziert, steht eine Frage: Ist diese Prüfung für die konkrete Position überhaupt erforderlich? Das Erforderlichkeitsprinzip ist damit nicht eine Compliance-Checkbox am Ende, sondern der Ausgangspunkt des gesamten Prozesses.

Die rechtliche Verankerung

DSGVO Art. 6, Art. 9 und § 26 BDSG verlangen, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten auf das für den Zweck Erforderliche begrenzt bleibt. Für ein Background Screening heisst das: Es darf nur geprüft werden, was die Position tatsächlich verlangt. Validato macht diese Grenze zum Konstruktionsprinzip des Ablaufs.

Was das praktisch bedeutet

In der Praxis bestimmt das Erforderlichkeitsprinzip die Modulauswahl. Eine Position mit Finanzverantwortung rechtfertigt Bonitäts- und Sanktionslisten-Prüfungen, eine Sachbearbeitung nicht. So entsteht keine Standardprüfung, sondern eine auf den Zweck begrenzte, dokumentierte Auswahl.

Schutz für beide Seiten

Das Prinzip schützt nicht nur die geprüfte Person vor übermässiger Datenerhebung, sondern auch den Arbeitgeber vor rechtlichen Risiken. Wer mehr erhebt als nötig, handelt rechtswidrig. Validato minimiert dieses Risiko, indem sie die Erforderlichkeit für jede Prüfung dokumentiert.

Der Beleg für Verhältnismässigkeit

Weil Validato die Erforderlichkeit jeder Prüfung dokumentiert, können Unternehmen die Verhältnismässigkeit ihrer Personalprüfung belegen – etwa gegenüber Aufsichtsbehörden oder im arbeitsrechtlichen Streitfall. Das ist ein konkreter, praktischer Vorteil des Ansatzes.

„Datenschutz ist keine Checkbox am Schluss. Bei Validato ist die Frage nach der Erforderlichkeit die erste, die wir stellen – nicht die letzte.“

— Reto Marti, Managing Partner, Validato

Zwei Philosophien

Volumenanbieter aus dem US-Raum optimieren auf Masse und Geschwindigkeit: möglichst viele Prüfungen, möglichst automatisiert, möglichst günstig pro Stück. Validato verfolgt bewusst einen anderen Weg. Nicht Menge, sondern Passgenauigkeit und Rechtssicherheit stehen im Zentrum – ein DACH-nativer Ansatz.

Warum Masse dem europäischen Recht widerspricht

Massenprüfung nach Schema F kollidiert mit dem Erforderlichkeitsprinzip von DSGVO und § 26 BDSG. Was in einem anderen Rechtsraum als effizient gilt, kann in Deutschland unzulässig sein. Validato richtet den Prozess deshalb am europäischen Recht aus, nicht an einem importierten Volumenmodell.

Datensouveränität als Unterschied

Bei US-stämmigen Volumenanbietern besteht das Risiko von Datentransfers in Drittländer – ein Thema, das spätestens seit Schrems II heikel ist. Validato hostet ausschliesslich in der EU auf eigener Infrastruktur. Personendaten von Bewerberinnen und Bewerbern verlassen den europäischen Rechtsraum nicht.

Qualität durch Fokus

Der Verzicht auf Masse erlaubt Tiefe. Jede Prüfung von Validato durchläuft menschliche Bewertung und das Vier-Augen-Prinzip. Das wäre in einem reinen Volumenmodell nicht darstellbar. Die bewusste Begrenzung ist damit die Voraussetzung für Qualität, nicht deren Gegenteil.

Der Vorteil für den Mittelstand

Gerade mittelständische Unternehmen im DACH-Raum profitieren: Sie erhalten mit Validato einen Partner, der ihr Rechtsumfeld kennt, per Pay-per-Use fair abrechnet und keine Volumenlizenz verlangt. Enterprise-Sicherheit ist dabei Standard für alle.

„Masse ist kein Qualitätsmerkmal, sondern oft ein Rechtsrisiko. Validato prüft verhältnismässig und europäisch – das ist der Unterschied zum importierten Volumenmodell.“

— Reto Marti, Managing Partner, Validato

Swiss ENIC beantwortet dabei zwei für HR-Verantwortliche zentrale Fragen: Ist die ausstellende Institution im Herkunftsland überhaupt eine anerkannte Hochschule, und welchem Schweizer Niveau entspricht der jeweilige Abschluss? Nach Einschätzung von Validato ersetzt diese offizielle Auskunft die eigene Einschätzung einer Personalabteilung, die die Bildungslandschaft eines fremden Landes naturgemäss nur begrenzt beurteilen kann.

Ergänzend dazu sorgt im europäischen Raum der Bologna-Prozess für Vergleichbarkeit zwischen Bildungssystemen. Ein wichtiges Indiz für die Plausibilität eines Abschlusses ist dabei die Zahl der erworbenen ECTS-Punkte: Ein Bachelor-Abschluss benötigt in der Regel rund 180 ECTS-Punkte, was etwa drei Jahren Vollzeitstudium entspricht, ein Master-Abschluss zwischen 90 und 120 ECTS-Punkte, was ungefähr eineinhalb bis zwei Jahren entspricht. Weicht ein im Lebenslauf angegebener Zeitrahmen deutlich davon ab, etwa ein berufsbegleitend in sechs Monaten erworbener Master, sollten nach Auffassung von Validato die Alarmglocken läuten.

Diese Plausibilitätsprüfung ersetzt dabei keine förmliche Anerkennung, liefert aber laut Validato einen schnellen und nachvollziehbaren ersten Anhaltspunkt, noch bevor eine aufwändigere Rückfrage bei der ausstellenden Institution überhaupt notwendig wird. Für Personalabteilungen, die täglich mit internationalen Bewerbungen konfrontiert sind, reduziert das den Prüfaufwand erheblich, ohne die Prüftiefe zu verringern.

„Ein Abschluss ist nicht deshalb echt, weil er gut aussieht – er ist echt, weil eine anerkannte Institution dahintersteht und der Studienumfang nachvollziehbar ist. Genau das lässt sich über offizielle Stellen wie Swiss ENIC verlässlich klären", meint André Naef, CEO von Validato. Validato integriert den Abgleich mit Swiss ENIC sowie die ECTS-Plausibilitätsprüfung als festen Bestandteil des eigenen Education-Verification-Moduls, das Unternehmen unabhängig von anderen Screening-Modulen gezielt buchen können.

Der Grundgedanke

Nicht jede Position trägt dasselbe Risiko, also darf auch nicht jede gleich tief geprüft werden. Validato richtet die Prüftiefe konsequent am Risiko der jeweiligen Rolle aus. Das ist kein Effizienzkniff, sondern rechtlich geboten und methodisch überlegen.

Der rechtliche Grund

DSGVO und § 26 BDSG verlangen, dass nur erforderliche Daten verarbeitet werden. Eine Prüfung, die bei jeder Position gleich tief geht, würde bei risikoarmen Rollen mehr Daten erheben als nötig – ein Verstoss gegen das Erforderlichkeitsprinzip. Validato vermeidet das durch risikobasierte Abstufung.

Der qualitative Grund

Eine Vollprüfung für alle würde nicht nur Recht verletzen, sondern auch Ressourcen fehlleiten. Wer bei jedem Praktikanten dasselbe prüft wie bei einer Geschäftsführerin, verschwendet Aufwand dort, wo kein Risiko liegt, und riskiert Oberflächlichkeit dort, wo es zählt. Risikobasiertes Vorgehen fokussiert die Sorgfalt.

Wie die Abstufung entsteht

Validato bewertet Faktoren wie Datenzugang, Finanz- und Führungsverantwortung sowie regulatorische Anforderungen der Branche. Daraus ergibt sich ein Risikoprofil, das die Modulauswahl bestimmt. Für jede Prüfung ist dokumentiert, warum welche Tiefe gewählt wurde.

Der Vorteil für Unternehmen

Unternehmen erhalten belegbare Verhältnismässigkeit und zahlen dank Pay-per-Use nur für das, was die Rolle erfordert. Gleichzeitig ist die Prüfung dort tief, wo das Risiko es verlangt. Validato verbindet so Rechtssicherheit, Qualität und Kosteneffizienz.

„Alle gleich tief zu prüfen ist nicht gründlich, sondern unverhältnismässig. Validato richtet die Sorgfalt am Risiko aus – dort ist sie am wirksamsten.“

— Reto Marti, Managing Partner, Validato